Kako skenirati posjetnice u Excel (bez ponovnog upisivanja ijednog polja)

Kratak odgovor

Za skeniranje posjetnica u Excel koristite aplikaciju za skeniranje posjetnica: skenirajte posjetnice, provjerite izdvojena polja i izvezite kontakte kao Excel ili CSV datoteku. Dobra aplikacija svako polje stavlja u zaseban stupac, pa se datoteka uredno otvara u Excelu ili Google Sheetsu i uvozi u CRM bez preoblikovanja. Habsy to radi besplatno, uz neograničeno skeniranje.

Tri načina za prijenos posjetnica u Excel

1. Ručno upisivanje

To funkcionira za pet posjetnica. Za pedeset traje satima, a pogriješit ćete u e-adresama i brojevima telefona, dvama najvažnijim poljima. Ručni unos obično se događa i danima nakon događanja, kad se više ne sjećate tko je što rekao.

2. Prepoznavanje teksta na mobitelu, a zatim lijepljenje

Google Lens na Androidu i Tekst uživo na iPhoneu mogu pročitati tekst s posjetnice. Možete ga kopirati i zalijepiti u tablicu. Problem je što dobivate blok teksta, a ne stupce. Ime, radno mjesto, tvrtku, e-poštu i telefon i dalje morate razdvojiti u zasebne ćelije, posjetnicu po posjetnicu.

3. Aplikacija za skeniranje posjetnica koja izvozi tablicu

Aplikacija za skeniranje čita posjetnicu i svaki dio teksta razvrstava u odgovarajuće polje. Pri izvozu svako polje postaje stupac. To je jedini način koji ostaje brz kad imate hrpu posjetnica i jedini koji uz svaki kontakt čuva bilješke i kvalifikaciju.

Kako izgleda dobra tablica s posjetnicama

Prije skeniranja odlučite što gotova datoteka treba sadržavati. Tablica je korisna samo ako se može filtrirati, sortirati i uvesti.

Stupci s kontakt podacima dolaze s posjetnice. Stupci s kontekstom dolaze od vas i upravo njih većina timova zaboravi. Bez njih imate popis imena. S njima znate tko je tražio cijene, tko demonstraciju, a tko je samo skupljao brošure.

Korak po korak: skeniranje posjetnica u Excel uz Habsy

1. korak: skenirajte posjetnice

Otvorite Habsy i fotografirajte posjetnicu. Habsy koristi OCR i AI da pročita tekst i razvrsta ga u odgovarajuća polja. Ako na poleđini ima još podataka, dodajte i nju. Ako imate hrpu posjetnica, koristite skupno skeniranje: Habsy obradi do 150 posjetnica za oko 5 minuta, a kontekst leada postavljate jednom za cijelu skupinu. U našim internim testovima Habsy je imao najvišu točnost od svih testiranih skenera, 99 %.

Posjetnice na drugim jezicima čitaju se i prevode na engleski, što pomaže na međunarodnim događanjima.

2. korak: pregledajte polja

Provjerite izdvojene podatke prije spremanja. Ispravite sve što kamera nije jasno pročitala, primjerice razmazani broj telefona. Ovaj korak traje nekoliko sekundi i čuva vašu tablicu urednom.

3. korak: dodajte kontekst dok se sjećate

Dodajte tekstualnu bilješku, oznaku ili kategoriju. Uz Habsy Plus možete snimiti i glasovnu bilješku koja se prepisuje na engleski te označiti kupovne signale, polja koja definira vaš tim, primjerice razinu interesa, količinu narudžbe ili rok kupnje. Sve to postaje dodatni stupci u izvozu.

Ako je netko već spremljen, Habsy označi mogući duplikat i pusti vas da odaberete što učiniti, pa ista osoba neće biti dvaput u vašoj tablici.

4. korak: izvezite u Excel, CSV ili VCF

Odaberite kontakte koje želite, primjerice sve s jednog događanja, i izvezite ih kao Excel ili CSV datoteku. Otvorite datoteku u Excelu ili je uvezite u Google Sheets. Ako koristite CRM, tablicu možete preskočiti: Habsy Plus povezuje se s više od 10 CRM sustava, uključujući Salesforce, HubSpot i Zoho CRM, i izravno sinkronizira kontakte.

Timovi koji koriste Habsy Platform mogu izvoziti i s weba, uz filtre i prilagođene predloške zaglavlja za izvoz, kako bi nazivi stupaca odgovarali onome što njihov CRM očekuje.

Što izvoz može sadržavati osim podataka s posjetnice

Tablica nastala prepisivanjem posjetnica sadrži samo ono što je na njima otisnuto. Izvoz iz Habsyja može sadržavati i ono što se dogodilo kad ste osobu upoznali, a upravo to tablicu čini korisnom onome tko se javlja:

Ilustrativni primjer. Malo obiteljsko poduzeće vraća se s regionalnog sajma s 300 posjetnica. Prve večeri vlasnik ih skupno skenira u dvije hrpe, po jednu za svaki dan sajma, i za svaku skupinu jednom postavi događanje. Sljedećeg jutra dodaje kratku bilješku uz 40 posjetitelja kojih se najbolje sjeća. Sve izvozi u Excel, sortira po stupcu s bilješkama i 40 najboljih predaje prodajnoj koordinatorici, koja ih još istog poslijepodneva nazove iz tablice koju inače koristi.

Za timove: jedan izvoz umjesto pet tablica

Kad četiri osobe skeniraju na istom događanju, obično završite s četiri datoteke u četiri formata. Na Habsy Platformu sva skeniranja tima završavaju na jednom mjestu. Voditelji mogu filtrirati po kampanji, lokaciji tvrtke ili kupovnim signalima i izvoziti uz prilagođeni predložak zaglavlja za izvoz, pa nazivi stupaca točno odgovaraju onome što očekuje uvoz u vaš CRM ili vaš prodajni tim.

Savjeti za uredniji izvoz

• Skenirajte isti dan. Posjetnice skenirane iste večeri imaju bolje bilješke od onih skeniranih tjedan dana kasnije.
• Koristite iste oznake u cijelom timu. Ako jedna osoba piše „Demo”, a druga „traži demo”, filtri više ne rade.
• Jedan stupac po polju. Ne spajajte brojeve telefona i ne stavljajte dvije e-adrese u jednu ćeliju.
• Dodajte naziv događanja. To je najjednostavniji način da izmjerite koja su događanja donijela rezultate.
• Po potrebi skenirajte bez interneta. Habsy sprema posjetnice bez internetske veze i obrađuje ih kad se ponovno povežete, pa vas slab Wi-Fi na sajmištu ne usporava.

Skeniranje posjetnica u Google Sheets

Google Sheets čita iste datoteke. Izvezite CSV ili Excel datoteku iz Habsyja, a zatim u Google Sheetsu odaberite Datoteka, Uvezi i prenesite je. Stupci ostaju kakvi jesu. Ako kontakte radije čuvate u Google računu nego u tablici, Habsy Plus može ih sinkronizirati i s Google kontaktima.

Kada tablica nije dovoljna

Tablica je dobar format za predaju, ali nikoga ne podsjeća da se javi. U Habsyju možete dodati podsjetnik čim spremite kontakt, uz pomoć AI-ja na temelju kratkog upita napisati osobnu e-poruku ili WhatsApp poruku za follow-up i čuvati svaku bilješku na kontaktu. Više o tome što slijedi nakon izvoza pročitajte u vodiču o skupnom skeniranju posjetnica i u našem postupku za follow-up prvog dana.

Zaključak

Ako imate samo nekoliko posjetnica, ručno upisivanje je u redu. Za sve više od toga koristite aplikaciju za skeniranje koja izvozi jedno polje po stupcu i uz svaki kontakt čuva vaše bilješke. Habsy možete početi koristiti besplatno, skenira bez ograničenja i izvozi izravno u Excel. Isprobajte skener posjetnica.