Cara Imbas Kad Perniagaan ke Excel (Tanpa Menaip Semula Satu Medan Pun)

Jawapan ringkas

Untuk imbas kad perniagaan ke Excel, gunakan aplikasi pengimbas kad perniagaan: imbas kad, semak medan yang diekstrak, kemudian eksport kenalan sebagai fail Excel atau CSV. Aplikasi yang baik meletakkan setiap medan dalam lajurnya sendiri, jadi fail itu dibuka dengan kemas dalam Excel atau Google Sheets dan boleh diimport ke CRM tanpa perlu diformat semula. Habsy melakukannya secara percuma, dengan imbasan tanpa had.

Tiga cara memasukkan kad perniagaan ke Excel

1. Taip secara manual

Cara ini sesuai untuk lima kad. Untuk lima puluh, ia mengambil masa berjam-jam dan anda pasti tersilap pada e-mel dan nombor telefon, dua medan yang paling penting. Kemasukan manual juga biasanya dibuat beberapa hari selepas acara, apabila anda sudah tidak ingat siapa berkata apa.

2. Gunakan pengecaman teks telefon, kemudian tampal

Google Lens di Android dan Live Text di iPhone boleh membaca teks pada kad. Anda boleh menyalinnya dan menampalnya ke dalam hamparan. Masalahnya, anda mendapat satu blok teks, bukan lajur. Anda masih perlu memisahkan nama, jawatan, syarikat, e-mel dan telefon ke sel berasingan, satu kad pada satu masa.

3. Gunakan aplikasi pengimbas kad perniagaan yang mengeksport hamparan

Aplikasi pengimbas membaca kad dan menyusun setiap teks ke medan yang betul. Apabila anda mengeksport, setiap medan menjadi lajur. Inilah satu-satunya kaedah yang kekal pantas apabila anda ada setimbun kad, dan satu-satunya yang menyimpan nota dan penilaian prospek di sebelah setiap kenalan.

Rupa hamparan kad perniagaan yang baik

Sebelum mengimbas, tentukan apa yang patut ada dalam fail akhir. Hamparan hanya berguna jika ia boleh ditapis, diisih dan diimport.

Lajur kenalan datang daripada kad. Lajur konteks datang daripada anda, dan inilah yang paling kerap dilupakan oleh pasukan. Tanpanya, anda hanya ada senarai nama. Dengannya, anda tahu siapa mahukan harga, siapa mahukan demo dan siapa sekadar mengumpul brosur.

Langkah demi langkah: imbas kad perniagaan ke Excel dengan Habsy

Langkah 1: Imbas kad

Buka Habsy dan ambil gambar kad. Habsy menggunakan OCR dan AI untuk membaca teks dan menyusunnya ke medan yang betul. Tambah bahagian belakang kad jika ada butiran lain. Jika anda ada setimbun kad, gunakan imbasan pukal: Habsy mengendalikan sehingga 150 kad dalam kira-kira 5 minit, dan anda menetapkan konteks prospek sekali sahaja untuk keseluruhan kelompok. Dalam ujian dalaman kami, Habsy mencatat ketepatan tertinggi antara pengimbas yang diuji, iaitu 99%.

Kad dalam bahasa lain dibaca dan diterjemahkan ke bahasa Inggeris, yang membantu di acara antarabangsa.

Langkah 2: Semak medan

Semak butiran yang diekstrak sebelum menyimpan. Betulkan apa-apa yang tidak dapat dibaca dengan jelas oleh kamera, seperti nombor telefon yang kabur. Langkah ini hanya mengambil beberapa saat dan memastikan hamparan anda kemas.

Langkah 3: Tambah konteks selagi anda masih ingat

Tambah nota teks, tag atau kategori. Dengan Habsy Plus, anda juga boleh merakam nota suara, yang ditranskripsi ke bahasa Inggeris, dan menandakan isyarat pembelian, iaitu medan yang ditetapkan oleh pasukan anda, seperti tahap minat, kuantiti pesanan atau garis masa pembelian. Semua ini menjadi lajur tambahan dalam eksport anda.

Jika seseorang sudah disimpan, Habsy menandakan kemungkinan pendua dan membiarkan anda memilih tindakan, supaya orang yang sama tidak muncul dua kali dalam hamparan anda.

Langkah 4: Eksport ke Excel, CSV atau VCF

Pilih kenalan yang anda mahu, contohnya semua dari satu acara, dan eksport sebagai fail Excel atau CSV. Buka fail itu dalam Excel, atau import ke Google Sheets. Jika anda menggunakan CRM, anda boleh melangkau hamparan: Habsy Plus bersambung dengan lebih 10 CRM, termasuk Salesforce, HubSpot dan Zoho CRM, dan menyegerakkan kenalan secara terus.

Pasukan yang menggunakan Habsy Platform juga boleh mengeksport dari web dengan penapis dan templat pengepala eksport tersuai, supaya nama lajur sepadan dengan apa yang dijangka oleh CRM mereka.

Apa yang boleh dibawa oleh eksport selain butiran kad

Hamparan yang dibuat dengan menaip kad hanya mengandungi apa yang tercetak padanya. Eksport Habsy juga boleh membawa apa yang berlaku semasa anda bertemu orang itu, dan itulah yang menjadikan hamparan berguna kepada sesiapa yang membuat susulan:

Contoh ilustrasi. Seorang pempamer PKS pulang dari pameran perdagangan di Pulau Pinang dengan 300 kad nama. Pada malam pertama, pemilik syarikat mengimbas semuanya secara pukal dalam dua timbunan, satu untuk setiap hari pameran, dengan menetapkan acara sekali bagi setiap kelompok. Keesokan paginya, dia menambah nota ringkas pada 40 orang yang paling diingatinya. Dia mengeksport semuanya ke Excel, mengisih mengikut lajur nota, dan menyerahkan 40 teratas kepada penyelaras jualannya, yang menelefon mereka petang itu juga daripada hamparan yang biasa digunakannya.

Untuk pasukan: satu eksport, bukan lima hamparan

Apabila empat orang mengimbas di acara yang sama, anda biasanya berakhir dengan empat fail dalam empat format. Di Habsy Platform, setiap imbasan pasukan masuk ke satu tempat. Pengurus boleh menapis mengikut kempen, lokasi syarikat atau isyarat pembelian, dan mengeksport dengan templat pengepala eksport tersuai, supaya nama lajur sepadan tepat dengan apa yang dijangka oleh import CRM atau pasukan jualan anda.

Petua untuk eksport yang lebih kemas

• Imbas pada hari yang sama. Kad yang diimbas pada malam yang sama datang dengan nota yang lebih baik berbanding kad yang diimbas seminggu kemudian.
• Gunakan tag yang sama dalam pasukan. Jika seorang menulis "Demo" dan seorang lagi menulis "demo req", penapis anda tidak berfungsi.
• Satu lajur bagi setiap medan. Jangan gabungkan nombor telefon atau letak dua e-mel dalam satu sel.
• Tambah nama acara. Ini cara paling mudah untuk mengukur acara mana yang membawa hasil.
• Kumpul di luar talian jika perlu. Habsy mengumpul kad tanpa internet dan memprosesnya sebaik sahaja anda kembali dalam talian, jadi Wi-Fi tempat acara yang lemah tidak melambatkan anda.

Imbas kad perniagaan ke Google Sheets

Google Sheets membaca fail yang sama. Eksport fail CSV atau Excel daripada Habsy, kemudian dalam Google Sheets pilih Fail, Import (File, Import dalam paparan bahasa Inggeris) dan muat naik fail itu. Lajur kekal seperti asal. Jika anda lebih suka menyimpan kenalan dalam akaun Google dan bukan dalam hamparan, Habsy Plus juga boleh menyegerak ke Google Contacts.

Bila hamparan tidak mencukupi

Hamparan ialah format serahan yang baik, tetapi ia tidak mengingatkan sesiapa untuk membuat susulan. Habsy membolehkan anda menambah peringatan sebaik sahaja kenalan disimpan, menulis e-mel atau mesej WhatsApp susulan yang peribadi dengan AI daripada arahan ringkas, dan menyimpan setiap nota pada kenalan. Untuk apa yang berlaku selepas eksport, baca panduan kami tentang imbasan pukal kad perniagaan dan aliran kerja susulan Hari 1.

Kesimpulan

Jika anda hanya ada beberapa kad, menaip sudah memadai. Untuk lebih daripada itu, gunakan aplikasi pengimbas yang mengeksport satu medan bagi setiap lajur dan menyimpan nota anda bersama setiap kenalan. Habsy percuma untuk dimulakan, mengimbas tanpa had, dan mengeksport terus ke Excel. Cuba pengimbas kad perniagaan.