סריקת כרטיסי ביקור לאקסל (בלי להקליד אף שדה מחדש)
חזרתם מאירוע עם ערימת כרטיסי ביקור ואתם צריכים אותם בגיליון. הקלדה ידנית לוקחת שעות ומכניסה טעויות. המדריך מציג שלוש דרכים לסריקת כרטיסי ביקור לאקסל, איך נראה ייצוא טוב, ומה הדרך המהירה ביותר עם אפליקציית סריקה.
Marcus Chenעודכן ב-8 דקות קריאה
התשובה הקצרה
כדי לסרוק כרטיסי ביקור ל-Excel, משתמשים באפליקציה לסריקת כרטיסי ביקור: סורקים את הכרטיסים, בודקים את השדות שחולצו, ואז מייצאים את אנשי הקשר כקובץ Excel או CSV. אפליקציה טובה שמה כל שדה בעמודה משלו, כך שהקובץ נפתח בצורה נקייה ב-Excel או ב-Google Sheets ומיובא ל-CRM בלי לסדר אותו מחדש. Habsy עושה את זה בחינם, עם סריקה ללא הגבלה.
שלוש דרכים להכניס כרטיסי ביקור לאקסל
1. להקליד אותם ידנית
זה עובד לחמישה כרטיסים. לחמישים, זה לוקח שעות ותעשו טעויות בכתובות אימייל ובמספרי טלפון, שני השדות החשובים ביותר. הזנה ידנית גם נוטה לקרות ימים אחרי האירוע, כשכבר לא זוכרים מי אמר מה.
2. להשתמש בזיהוי הטקסט של הטלפון, ואז להדביק
Google Lens ב-Android ו-Live Text ב-iPhone יודעים לקרוא את הטקסט שעל הכרטיס. אפשר להעתיק אותו ולהדביק בגיליון. הבעיה היא שמקבלים גוש טקסט, לא עמודות. עדיין צריך לפצל את השם, התפקיד, החברה, האימייל והטלפון לתאים נפרדים, כרטיס אחרי כרטיס.
3. להשתמש באפליקציית סריקה שמייצאת גיליון
אפליקציית סריקה קוראת את הכרטיס וממיינת כל פיסת טקסט לשדה הנכון. בייצוא, כל שדה הופך לעמודה. זו השיטה היחידה שנשארת מהירה כשיש ערימת כרטיסים, והיחידה ששומרת הערות וסינון לידים ליד כל איש קשר.
| שיטה | זמן ל-100 כרטיסים | שדות בעמודות נפרדות | הערות והקשר | עלות |
|---|---|---|---|---|
| הקלדה ידנית | כמה שעות | כן, אם מקפידים | רק אם זוכרים | חינם, אבל איטי |
| זיהוי טקסט בטלפון והדבקה | שעות | לא, מפצלים לבד | לא | חינם |
| אפליקציית הסריקה Habsy | כ-5 דקות בסריקה מרוכזת, ועוד זמן לבדיקה | כן | כן: הערות, תגיות, סימני רכישה, הערות קוליות | תוכנית חינמית, Habsy Plus ליכולות מתקדמות |
איך נראה גיליון טוב של כרטיסי ביקור
לפני שסורקים, כדאי להחליט מה הקובץ הסופי צריך להכיל. גיליון שימושי רק אם אפשר לסנן, למיין ולייבא אותו.
עמודות אנשי הקשר מגיעות מהכרטיס. עמודות ההקשר מגיעות מכם, ואותן רוב הצוותים שוכחים. בלעדיהן יש לכם רשימת שמות. איתן, אתם יודעים מי רצה מחירים, מי רצה הדגמה ומי רק אסף ברושורים.
שלב אחר שלב: סריקת כרטיסי ביקור ל-Excel עם Habsy
שלב 1: סורקים את הכרטיסים
פותחים את Habsy ומצלמים את הכרטיס. Habsy משתמשת ב-OCR וב-AI כדי לקרוא את הטקסט ולמיין אותו לשדות הנכונים. אם בגב הכרטיס יש פרטים נוספים, מוסיפים גם אותו. אם יש ערימה, משתמשים בסריקה מרוכזת: Habsy מטפלת בעד 150 כרטיסים בתוך כ-5 דקות, ומגדירים את הקשר הליד פעם אחת לכל הקבוצה. בבדיקות הפנימיות שלנו, Habsy הייתה המדויקת ביותר מבין הסורקים שבדקנו, עם 99%.
כרטיסים בשפות אחרות נקראים ומתורגמים לאנגלית, וזה עוזר באירועים בינלאומיים.
שלב 2: בודקים את השדות
בודקים את הפרטים שחולצו לפני השמירה. מתקנים כל מה שהמצלמה לא קראה בבירור, כמו מספר טלפון מרוח. השלב הזה לוקח שניות ושומר על גיליון נקי.
שלב 3: מוסיפים הקשר כל עוד זוכרים
מוסיפים הערת טקסט, תגית או קטגוריה. עם Habsy Plus אפשר גם להקליט הערה קולית, שמתומללת לאנגלית, ולסמן סימני רכישה, בשדות שהצוות שלכם מגדיר, כמו רמת עניין, כמות הזמנה או לוח זמנים לרכישה. כל אלה הופכים לעמודות נוספות בייצוא.
אם מישהו כבר נשמר, Habsy מסמנת את הכפילות האפשרית ומאפשרת לבחור מה לעשות, כך שלא יופיע אותו אדם פעמיים בגיליון.
שלב 4: מייצאים ל-Excel, ל-CSV או ל-VCF
בוחרים את אנשי הקשר שרוצים, למשל את כל מי שנסרק באירוע מסוים, ומייצאים אותם כקובץ Excel או CSV. פותחים את הקובץ ב-Excel, או מייבאים אותו ל-Google Sheets. אם אתם עובדים עם CRM, אפשר לדלג על הגיליון: Habsy Plus מתחברת ליותר מ-10 מערכות CRM, כולל Salesforce, HubSpot ו-Zoho CRM, ומסנכרנת אנשי קשר ישירות.
צוותים שעובדים עם Habsy Platform יכולים גם לייצא מהדפדפן עם מסננים ועם תבניות כותרות מותאמות לייצוא, כך ששמות העמודות תואמים את מה שה-CRM שלהם מצפה לו.
ליישם את המדריך בפועל
להפוך כל שיחה באירוע למעקב.
לתעד פרטי קשר מדויקים, להוסיף את ההקשר החשוב ולהיות מוכנים למעקב.
מה הייצוא יכול להכיל מעבר לכרטיס
גיליון שנוצר מהקלדת כרטיסים מכיל רק את מה שהודפס עליהם. ייצוא מ-Habsy יכול לכלול גם את מה שקרה כשפגשתם את האדם, וזה מה שהופך את הגיליון לשימושי בשביל מי שעושה את המעקב:
| עמודה | מאיפה היא מגיעה | תוכנית |
|---|---|---|
| שם, תפקיד, חברה, אימייל, טלפון, אתר, כתובת | הכרטיס, התג או קוד ה-QR | חינם |
| הערות טקסט | מוקלדות על ידיכם אחרי הסריקה | חינם |
| תמליל הערה קולית | ההערה הקולית שלכם, מתומללת לאנגלית | Habsy Plus |
| סימני רכישה | שדות שהצוות שלכם הגדיר, כמו רמת עניין או כמות | Habsy Plus |
| קטגוריה | נקבעת על ידיכם, או קטגוריית ברירת מחדל שהמנהל משייך | Habsy Plus |
דוגמה להמחשה. בעל מפעל קטן מהצפון חוזר מתערוכה מקצועית אזורית עם 300 כרטיסי ביקור. בערב הראשון הוא סורק אותם בסריקה מרוכזת בשתי ערימות, אחת לכל יום בתערוכה, ומגדיר את האירוע פעם אחת לכל קבוצה. במהלך הבוקר שלמחרת הוא מוסיף הערה קצרה ל-40 האנשים שהוא זוכר הכי טוב. הוא מייצא הכול ל-Excel, ממיין לפי עמודת ההערות, ומעביר את 40 המובילים לרכזת המכירות, שמתקשרת אליהם באותו אחר צהריים מתוך הגיליון שהיא תמיד עובדת איתו.
לצוותים: ייצוא אחד במקום חמישה גיליונות
כשארבעה אנשים סורקים באותו אירוע, בדרך כלל מקבלים ארבעה קבצים בארבעה פורמטים. ב-Habsy Platform, כל סריקה של הצוות נכנסת למקום אחד. המנהלים יכולים לסנן לפי קמפיין, מיקום החברה או סימני רכישה, ולייצא עם תבנית כותרות מותאמת לייצוא, כך ששמות העמודות תואמים בדיוק את מה שהייבוא ל-CRM או צוות המכירות שלכם מצפים לו.
טיפים לייצוא נקי יותר
- לסרוק באותו יום. כרטיסים שנסרקים באותו ערב מגיעים עם הערות טובות יותר מכרטיסים שנסרקים שבוע אחר כך.
- להשתמש באותן תגיות בכל הצוות. אם אחד כותב "הדגמה" ואחרת כותבת "דמו", המסננים מפסיקים לעבוד.
- עמודה אחת לכל שדה. לא מאחדים מספרי טלפון ולא שמים שתי כתובות אימייל באותו תא.
- להוסיף את שם האירוע. זו הדרך הפשוטה ביותר למדוד אילו אירועים הביאו תוצאות.
- לאסוף בלי חיבור כשצריך. Habsy אוספת כרטיסים בלי אינטרנט ומעבדת אותם כשחוזרים לרשת, כך שה-Wi-Fi החלש באולם לא מעכב אתכם.
סריקת כרטיסי ביקור ל-Google Sheets
Google Sheets קורא את אותם קבצים. מייצאים קובץ CSV או Excel מ-Habsy, ואז ב-Google Sheets בוחרים "קובץ" ואז "ייבוא" ומעלים אותו. העמודות נשארות כמו שהן. אם אתם מעדיפים לשמור את אנשי הקשר בחשבון Google ולא בגיליון, Habsy Plus יכולה גם לסנכרן ל-Google Contacts.
כשגיליון לא מספיק
גיליון הוא פורמט טוב להעברת מידע, אבל הוא לא מזכיר לאף אחד לעשות מעקב. ב-Habsy אפשר להוסיף תזכורת אחרי שאיש קשר נשמר, לכתוב אימייל או הודעת WhatsApp אישית למעקב עם AI מהנחיה קצרה, ולשמור כל הערה באיש הקשר. עוד על מה שקורה אחרי הייצוא במדריך שלנו לסריקה מרוכזת של כרטיסי ביקור ובתהליך המעקב של היום הראשון.
בשורה התחתונה
אם יש לכם רק כמה כרטיסים, הקלדה זה בסדר. לכל דבר מעבר לזה, השתמשו באפליקציית סריקה שמייצאת שדה אחד לכל עמודה ושומרת את ההערות שלכם עם כל איש קשר. Habsy חינמית להתחלה, סורקת ללא הגבלה ומייצאת ישר ל-Excel. לנסות את סורק כרטיסי הביקור.
שאלות נפוצות
איך סורקים כרטיסי ביקור לאקסל?
משתמשים באפליקציה לסריקת כרטיסי ביקור. סורקים כל כרטיס או את כל הערימה בסריקה מרוכזת, בודקים את השדות שהאפליקציה חילצה, ואז מייצאים את אנשי הקשר כקובץ Excel או CSV. Habsy עושה את זה בתוכנית החינמית, עם סריקה ללא הגבלה.
אפשר לסרוק כרטיסי ביקור ל-Google Sheets?
כן. מייצאים קובץ CSV או Excel מאפליקציית הסריקה ופותחים אותו ב-Google Sheets דרך "קובץ" ואז "ייבוא". העמודות עוברות כמו שהן.
יש אפליקציה חינמית לסריקת כרטיסי ביקור ל-Excel?
התוכנית החינמית של Habsy כוללת סריקה ללא הגבלה וייצוא אנשי קשר ל-Excel, ל-CSV ול-VCF. כלים בטלפון כמו Google Lens ו-Live Text קוראים את הטקסט שעל הכרטיס בחינם, אבל צריך להדביק כל שדה בגיליון בעצמכם.
כמה כרטיסים אפשר לסרוק בבת אחת?
הסריקה המרוכזת של Habsy מטפלת בעד 150 כרטיסים בתוך כ-5 דקות. מגדירים את הקשר הליד פעם אחת, והוא חל על כל הכרטיסים בקבוצה.
אילו עמודות צריכות להיות בגיליון של כרטיסי ביקור?
לכל הפחות: שם פרטי, שם משפחה, תפקיד, חברה, אימייל, טלפון, אתר וכתובת. מוסיפים אירוע או מקור, אחראי, הערות וכל שדה סינון שאתם משתמשים בו, כך שהגיליון מוכן לייבוא ל-CRM.
האם הייצוא יכלול את ההערות הקוליות שלי?
כן. עם Habsy Plus, הערות קוליות מתומללות לאנגלית והתמלילים נכללים בייצוא אנשי הקשר, לצד הערות הטקסט והשדות המותאמים שלכם.
האם ייצוא ה-Excel יכול לכלול את ההערות וההערות הקוליות שלי?
כן. הערות טקסט כלולות בתוכנית החינמית. עם Habsy Plus, הערות קוליות מתומללות לאנגלית והתמלילים נכללים בייצוא אנשי הקשר, יחד עם סימני הרכישה שלכם.
ליישם את המדריך בפועל
להפוך כל שיחה באירוע למעקב.
לתעד פרטי קשר מדויקים, להוסיף את ההקשר החשוב ולהיות מוכנים למעקב.
