Slik skanner du visittkort til Excel (uten å skrive inn ett eneste felt på nytt)

Det korte svaret

For å skanne visittkort til Excel bruker du en app for å skanne visittkort: skann kortene, sjekk feltene som er lest av, og eksporter kontaktene som en Excel- eller CSV-fil. En god app legger hvert felt i sin egen kolonne, så filen åpnes ryddig i Excel eller Google Sheets og kan importeres i et CRM-system uten omformatering. Habsy gjør dette gratis, med ubegrenset skanning.

Tre måter å få visittkort inn i Excel på

1. Skriv dem inn for hånd

Dette fungerer for fem kort. For femti tar det timer, og du kommer til å gjøre feil i e-postadresser og telefonnumre, de to feltene som betyr mest. Manuell registrering skjer dessuten gjerne flere dager etter arrangementet, når du ikke lenger husker hvem som sa hva.

2. Bruk tekstgjenkjenningen på mobilen, og lim inn

Google Lens på Android og Tekst i objektivet (Live Text) på iPhone kan lese teksten på et kort. Du kan kopiere den og lime den inn i et regneark. Problemet er at du får en tekstblokk, ikke kolonner. Du må fortsatt dele opp navn, tittel, bedrift, e-post og telefon i hver sin celle, ett kort om gangen.

3. Bruk en visittkortskanner som eksporterer et regneark

En skanner-app leser kortet og sorterer hver tekstbit inn i riktig felt. Når du eksporterer, blir hvert felt en kolonne. Dette er den eneste metoden som går raskt også med en hel bunke kort, og den eneste som holder notater og kvalifisering sammen med hver kontakt.

Slik ser et godt regneark med visittkort ut

Før du skanner, bør du bestemme hva den ferdige filen skal inneholde. Et regneark er bare nyttig hvis det kan filtreres, sorteres og importeres.

Kontaktkolonnene kommer fra kortet. Kontekstkolonnene kommer fra deg, og det er dem de fleste team glemmer. Uten dem har du en liste med navn. Med dem vet du hvem som ville ha priser, hvem som ville ha en demo, og hvem som bare samlet brosjyrer.

Steg for steg: skann visittkort til Excel med Habsy

Steg 1: Skann kortene

Åpne Habsy og ta bilde av kortet. Habsy bruker OCR og AI til å lese teksten og sortere den inn i riktige felt. Ta med baksiden av kortet hvis den har flere opplysninger. Har du en bunke, bruker du masseskanning: Habsy håndterer opptil 150 kort på omtrent 5 minutter, og du angir konteksten for leadene én gang for hele bunken. I våre interne tester hadde Habsy den høyeste nøyaktigheten av skannerne vi testet, 99 %.

Kort på andre språk leses og oversettes til engelsk, noe som hjelper på internasjonale arrangementer.

Steg 2: Gå gjennom feltene

Sjekk opplysningene som er lest av, før du lagrer. Rett opp det kameraet ikke kunne lese tydelig, for eksempel et utvisket telefonnummer. Dette tar sekunder og holder regnearket ryddig.

Steg 3: Legg til kontekst mens du husker den

Legg til et tekstnotat, en tagg eller en kategori. Med Habsy Plus kan du også spille inn et talenotat, som transkriberes til engelsk, og merke kjøpssignaler, feltene teamet ditt definerer, for eksempel interessenivå, ordrestørrelse eller tidsplan for kjøp. Disse blir ekstra kolonner i eksporten.

Hvis noen allerede er lagret, markerer Habsy det mulige duplikatet og lar deg velge hva du vil gjøre, så du ikke ender opp med samme person to ganger i arket.

Steg 4: Eksporter til Excel, CSV eller VCF

Velg kontaktene du vil ha, for eksempel alle fra ett arrangement, og eksporter dem som en Excel- eller CSV-fil. Åpne filen i Excel, eller importer den i Google Sheets. Bruker du et CRM-system, kan du hoppe over regnearket: Habsy Plus kobles til 10+ CRM-systemer, blant dem Salesforce, HubSpot og Zoho CRM, og synkroniserer kontaktene direkte.

Team som bruker Habsy Platform, kan også eksportere fra nettet med filtre og egne maler for kolonneoverskrifter, så kolonnenavnene stemmer med det CRM-systemet forventer.

Hva eksporten kan inneholde utover kortet

Et regneark laget ved å skrive av kort inneholder bare det som stod trykt på dem. En eksport fra Habsy kan også inneholde det som skjedde da du møtte personen, og det er det som gjør arket nyttig for den som følger opp:

Illustrerende eksempel. En liten produksjonsbedrift fra Sunnmøre kommer hjem fra en regional fagmesse med 300 visittkort. Første kveld masseskanner daglig leder dem i to bunker, én per messedag, og angir arrangementet én gang for hver bunke. Neste formiddag legger han til et kort notat på de 40 han husker best. Han eksporterer alt til Excel, sorterer etter notatkolonnen og gir de 40 øverste til salgskoordinatoren, som ringer dem samme ettermiddag fra det samme arket hun alltid bruker.

For team: én eksport i stedet for fem regneark

Når fire personer skanner på samme arrangement, ender du som regel opp med fire filer i fire formater. I Habsy Platform havner alle skanningene fra teamet på ett sted. Ledere kan filtrere etter kampanje, hvor bedriften holder til eller kjøpssignaler, og eksportere med en egen mal for kolonneoverskrifter, så kolonnenavnene stemmer nøyaktig med det importen i CRM-systemet eller salgsteamet ditt forventer.

Tips for en ryddigere eksport

• Skann samme dag. Kort som skannes samme kveld, får bedre notater enn kort som skannes en uke senere.
• Bruk de samme taggene i hele teamet. Hvis én skriver «Demo» og en annen skriver «ønsker demo», slutter filtrene å fungere.
• Hold én kolonne per felt. Ikke slå sammen telefonnumre eller legg to e-postadresser i én celle.
• Legg til navnet på arrangementet. Det er den enkleste måten å måle hvilke arrangementer som ga resultater.
• Registrer uten nett ved behov. Habsy registrerer kort uten internett og behandler dem når du er på nett igjen, så dårlig Wi-Fi i lokalet ikke stopper deg.

Skanne visittkort til Google Sheets

Google Sheets (Google Regneark) leser de samme filene. Eksporter en CSV- eller Excel-fil fra Habsy, og velg deretter Fil, Importer i Google Sheets og last den opp. Kolonnene blir som de er. Vil du heller ha kontaktene i Google-kontoen enn i et regneark, kan Habsy Plus også synkronisere til Google Contacts.

Når et regneark ikke er nok

Et regneark er et godt format for overlevering, men det minner ingen på å følge opp. I Habsy kan du legge til en påminnelse når en kontakt er lagret, skrive en personlig e-post eller WhatsApp-melding for oppfølging med AI ut fra en kort instruks, og ha alle notater på kontakten. Les mer om hva som skjer etter eksporten, i guiden vår om masseskanning av visittkort og arbeidsflyten vår for oppfølging på dag 1.

Oppsummering

Har du bare noen få kort, går det fint å skrive dem inn. Har du flere, bør du bruke en skanner-app som eksporterer ett felt per kolonne og holder notatene sammen med hver kontakt. Habsy er gratis å komme i gang med, skanner uten grenser og eksporterer rett til Excel. Prøv visittkortskanneren.