Cách quét danh thiếp vào Excel (không phải gõ lại trường nào)

Câu trả lời nhanh

Để quét danh thiếp vào Excel, hãy dùng ứng dụng quét danh thiếp: quét các tấm danh thiếp, kiểm tra các trường được trích xuất, rồi xuất liên hệ thành tệp Excel hoặc CSV. Một ứng dụng tốt đặt mỗi trường vào một cột riêng, nên tệp mở gọn gàng trong Excel hoặc Google Sheets và nhập vào CRM mà không phải định dạng lại. Habsy làm việc này miễn phí, quét không giới hạn.

Ba cách đưa danh thiếp vào Excel

1. Gõ tay

Cách này ổn với năm tấm. Với năm mươi tấm, bạn mất hàng giờ và sẽ gõ sai email, số điện thoại, đúng hai trường quan trọng nhất. Việc nhập tay cũng thường diễn ra vài ngày sau sự kiện, khi bạn không còn nhớ ai đã nói gì.

2. Dùng tính năng nhận dạng chữ của điện thoại rồi dán

Google Lens trên Android và Live Text trên iPhone đọc được chữ trên danh thiếp. Bạn có thể sao chép rồi dán vào bảng tính. Vấn đề là bạn nhận được một khối chữ, không phải các cột. Bạn vẫn phải tách họ tên, chức danh, công ty, email và số điện thoại vào các ô riêng, từng tấm một.

3. Dùng ứng dụng quét danh thiếp có xuất bảng tính

Ứng dụng quét đọc danh thiếp và xếp từng phần chữ vào đúng trường. Khi xuất, mỗi trường thành một cột. Đây là cách duy nhất vẫn nhanh khi bạn có cả xấp danh thiếp, và là cách duy nhất giữ ghi chú, thông tin đánh giá ngay cạnh từng liên hệ.

Một bảng tính danh thiếp tốt trông như thế nào

Trước khi quét, hãy quyết định tệp hoàn chỉnh cần chứa gì. Bảng tính chỉ hữu ích khi lọc, sắp xếp và nhập được vào hệ thống khác.

Các cột liên hệ lấy từ danh thiếp. Các cột ngữ cảnh đến từ bạn, và đó là phần mà phần lớn các đội hay quên. Không có chúng, bạn chỉ có một danh sách tên. Có chúng, bạn biết ai muốn báo giá, ai muốn xem demo và ai chỉ đi lấy brochure.

Từng bước: quét danh thiếp vào Excel bằng Habsy

Bước 1: Quét danh thiếp

Mở Habsy và chụp danh thiếp. Habsy dùng OCR và AI để đọc chữ và xếp vào đúng trường. Chụp thêm mặt sau nếu có thêm thông tin. Nếu có cả xấp, hãy dùng quét hàng loạt: Habsy xử lý tối đa 150 danh thiếp trong khoảng 5 phút, và bạn chỉ cần đặt ngữ cảnh khách hàng tiềm năng một lần cho cả lô. Trong thử nghiệm nội bộ của chúng tôi, Habsy có độ chính xác cao nhất trong các ứng dụng được thử, đạt 99%.

Danh thiếp bằng ngôn ngữ khác được đọc và dịch sang tiếng Anh, rất tiện ở các sự kiện quốc tế.

Bước 2: Kiểm tra các trường

Kiểm tra thông tin được trích xuất trước khi lưu. Sửa những chỗ camera không đọc rõ, như một số điện thoại bị nhòe. Bước này chỉ mất vài giây và giữ cho bảng tính sạch.

Bước 3: Thêm ngữ cảnh khi còn nhớ

Thêm ghi chú văn bản, thẻ phân loại hoặc danh mục. Với Habsy Plus, bạn còn có thể ghi âm ghi chú giọng nói, được chép lời sang tiếng Anh, và chọn tín hiệu mua hàng, các trường do đội bạn định nghĩa như mức độ quan tâm, số lượng đặt hàng hoặc thời điểm mua. Những thông tin này thành cột bổ sung trong tệp xuất.

Nếu một người đã được lưu trước đó, Habsy đánh dấu liên hệ có thể bị trùng và cho bạn chọn cách xử lý, để bảng tính không có cùng một người hai lần.

Bước 4: Xuất ra Excel, CSV hoặc VCF

Chọn các liên hệ bạn muốn, ví dụ mọi người từ một sự kiện, rồi xuất thành tệp Excel hoặc CSV. Mở tệp trong Excel, hoặc nhập vào Google Sheets. Nếu bạn dùng CRM, có thể bỏ qua bảng tính: Habsy Plus kết nối với hơn 10 CRM, gồm Salesforce, HubSpot và Zoho CRM, và đồng bộ liên hệ trực tiếp.

Các đội dùng Habsy Platform còn có thể xuất từ web với bộ lọc và mẫu tiêu đề cột tùy chỉnh, để tên cột khớp với những gì CRM của họ yêu cầu.

Tệp xuất chứa được gì ngoài thông tin trên danh thiếp

Bảng tính tạo bằng cách gõ lại danh thiếp chỉ chứa những gì in trên đó. Tệp xuất từ Habsy còn chứa được những gì đã diễn ra khi bạn gặp người đó, và chính điều này làm bảng tính hữu ích cho người liên hệ lại:

Ví dụ minh họa. Một doanh nghiệp nhỏ và vừa tham gia hội chợ thương mại khu vực ở Cần Thơ và mang về 300 card visit. Ngay tối đầu tiên, anh chủ doanh nghiệp quét hàng loạt thành hai xấp, mỗi xấp một ngày hội chợ, chỉ đặt sự kiện một lần cho mỗi lô. Sáng hôm sau, anh thêm ghi chú ngắn cho 40 người anh nhớ rõ nhất. Anh xuất toàn bộ ra Excel, sắp xếp theo cột ghi chú và giao 40 người đứng đầu cho chị điều phối bán hàng, người gọi cho họ ngay chiều hôm đó từ chính bảng tính chị vẫn dùng.

Cho các đội: một tệp xuất thay vì năm bảng tính

Khi bốn người cùng quét tại một sự kiện, bạn thường có bốn tệp với bốn định dạng. Trên Habsy Platform, mọi lượt quét của cả đội nằm ở một nơi. Quản lý có thể lọc theo chiến dịch, vị trí công ty hoặc tín hiệu mua hàng, và xuất với mẫu tiêu đề cột tùy chỉnh, để tên cột khớp chính xác với những gì tệp nhập của CRM hoặc đội kinh doanh cần.

Mẹo để tệp xuất gọn gàng hơn

• Quét ngay trong ngày. Danh thiếp quét ngay tối hôm đó đi kèm ghi chú tốt hơn danh thiếp quét một tuần sau.
• Dùng cùng một bộ thẻ phân loại trong cả đội. Nếu người này ghi "Demo" và người kia ghi "cần demo", bộ lọc sẽ hỏng.
• Mỗi trường một cột. Đừng gộp các số điện thoại hay đặt hai email vào một ô.
• Thêm tên sự kiện. Đây là cách đơn giản nhất để biết sự kiện nào mang lại kết quả.
• Thu thập ngoại tuyến khi cần. Habsy thu thập danh thiếp không cần internet và xử lý khi bạn có mạng trở lại, nên Wi-Fi yếu ở hội trường không làm bạn chậm lại.

Quét danh thiếp vào Google Sheets

Google Sheets đọc được cùng các tệp này. Xuất tệp CSV hoặc Excel từ Habsy, rồi trong Google Sheets chọn Tệp, Nhập và tải tệp lên. Các cột giữ nguyên. Nếu bạn muốn giữ liên hệ trong tài khoản Google thay vì bảng tính, Habsy Plus cũng đồng bộ được với Google Contacts.

Khi bảng tính là chưa đủ

Bảng tính là định dạng bàn giao tốt, nhưng nó không nhắc ai liên hệ lại. Habsy cho phép bạn thêm lời nhắc ngay khi lưu liên hệ, dùng AI viết email hoặc tin nhắn WhatsApp liên hệ lại riêng cho từng người từ một yêu cầu ngắn, và giữ mọi ghi chú trên liên hệ. Để biết điều gì diễn ra sau khi xuất, đọc bài quét danh thiếp hàng loạt và quy trình liên hệ lại ngày đầu tiên.

Tóm lại

Nếu chỉ có vài tấm danh thiếp, gõ tay cũng được. Nhiều hơn thế, hãy dùng ứng dụng quét danh thiếp xuất mỗi trường một cột và giữ ghi chú cùng từng liên hệ. Habsy miễn phí để bắt đầu, quét không giới hạn và xuất thẳng ra Excel. Dùng thử ứng dụng quét danh thiếp.