Πώς να σαρώσετε επαγγελματικές κάρτες σε Excel (χωρίς να ξαναγράψετε ούτε ένα πεδίο)

Η σύντομη απάντηση

Για να σαρώσετε επαγγελματικές κάρτες σε Excel, χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή σάρωσης επαγγελματικών καρτών: σαρώστε τις κάρτες, ελέγξτε τα πεδία που αναγνωρίστηκαν και κάντε εξαγωγή των επαφών σε αρχείο Excel ή CSV. Μια καλή εφαρμογή βάζει κάθε πεδίο σε δική του στήλη, ώστε το αρχείο να ανοίγει σωστά στο Excel ή στο Google Sheets και να εισάγεται σε CRM χωρίς αλλαγές μορφοποίησης. Το Habsy το κάνει δωρεάν, με απεριόριστη σάρωση.

Τρεις τρόποι να περάσετε επαγγελματικές κάρτες στο Excel

1. Πληκτρολόγηση με το χέρι

Λειτουργεί για πέντε κάρτες. Για πενήντα, παίρνει ώρες και θα κάνετε λάθη σε email και τηλέφωνα, δηλαδή στα δύο πεδία που μετρούν περισσότερο. Επιπλέον, η χειροκίνητη καταχώριση συνήθως γίνεται μέρες μετά την εκδήλωση, όταν δεν θυμάστε πια ποιος είπε τι.

2. Αναγνώριση κειμένου του κινητού και επικόλληση

Το Google Lens σε Android και το Live Text σε iPhone διαβάζουν το κείμενο μιας κάρτας. Μπορείτε να το αντιγράψετε και να το επικολλήσετε σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Το πρόβλημα είναι ότι παίρνετε ένα κομμάτι κειμένου, όχι στήλες. Πρέπει ακόμα να χωρίσετε όνομα, θέση, εταιρεία, email και τηλέφωνο σε ξεχωριστά κελιά, κάρτα προς κάρτα.

3. Εφαρμογή σάρωσης επαγγελματικών καρτών που εξάγει υπολογιστικό φύλλο

Μια εφαρμογή σάρωσης διαβάζει την κάρτα και βάζει κάθε κομμάτι κειμένου στο σωστό πεδίο. Στην εξαγωγή, κάθε πεδίο γίνεται στήλη. Είναι η μόνη μέθοδος που μένει γρήγορη όταν έχετε στοίβα καρτών και η μόνη που κρατά σημειώσεις και αξιολόγηση δίπλα σε κάθε επαφή.

Πώς είναι ένα καλό υπολογιστικό φύλλο επαγγελματικών καρτών

Πριν σαρώσετε, αποφασίστε τι πρέπει να περιέχει το τελικό αρχείο. Ένα υπολογιστικό φύλλο είναι χρήσιμο μόνο αν μπορεί να φιλτραριστεί, να ταξινομηθεί και να εισαχθεί.

Οι στήλες επαφής προέρχονται από την κάρτα. Οι στήλες πλαισίου προέρχονται από εσάς, και είναι αυτές που ξεχνούν οι περισσότερες ομάδες. Χωρίς αυτές, έχετε μια λίστα ονομάτων. Με αυτές, ξέρετε ποιος ήθελε τιμές, ποιος ήθελε παρουσίαση και ποιος απλώς μάζευε φυλλάδια.

Βήμα προς βήμα: σάρωση επαγγελματικών καρτών σε Excel με το Habsy

Βήμα 1: Σαρώστε τις κάρτες

Ανοίξτε το Habsy και φωτογραφίστε την κάρτα. Το Habsy χρησιμοποιεί OCR και AI για να διαβάσει το κείμενο και να το βάλει στα σωστά πεδία. Προσθέστε και την πίσω όψη αν έχει περισσότερα στοιχεία. Αν έχετε στοίβα, χρησιμοποιήστε τη μαζική σάρωση: το Habsy επεξεργάζεται έως 150 κάρτες σε περίπου 5 λεπτά και ορίζετε το πλαίσιο μία φορά για όλη την παρτίδα. Στις εσωτερικές μας δοκιμές, το Habsy είχε την υψηλότερη ακρίβεια από τους σαρωτές που δοκιμάσαμε, 99%.

Οι κάρτες σε άλλες γλώσσες διαβάζονται και μεταφράζονται στα αγγλικά, κάτι που βοηθά σε διεθνείς εκδηλώσεις.

Βήμα 2: Ελέγξτε τα πεδία

Ελέγξτε τα στοιχεία που αναγνωρίστηκαν πριν αποθηκεύσετε. Διορθώστε ό,τι δεν διάβασε καθαρά η κάμερα, για παράδειγμα ένα μουτζουρωμένο τηλέφωνο. Χρειάζονται δευτερόλεπτα και το υπολογιστικό φύλλο σας μένει καθαρό.

Βήμα 3: Προσθέστε πλαίσιο όσο το θυμάστε

Προσθέστε μια σημείωση κειμένου, μια ετικέτα ή μια κατηγορία. Με το Habsy Plus μπορείτε επίσης να ηχογραφήσετε μια φωνητική σημείωση, που μεταγράφεται στα αγγλικά, και να σημειώσετε σήματα αγοράς, τα πεδία που ορίζει η ομάδα σας, όπως επίπεδο ενδιαφέροντος, ποσότητα παραγγελίας ή χρονοδιάγραμμα αγοράς. Αυτά γίνονται επιπλέον στήλες στην εξαγωγή σας.

Αν κάποιος έχει ήδη αποθηκευτεί, το Habsy επισημαίνει το πιθανό διπλότυπο και σας αφήνει να επιλέξετε τι θα κάνετε, ώστε να μην καταλήξετε με το ίδιο άτομο δύο φορές στο φύλλο σας.

Βήμα 4: Εξαγωγή σε Excel, CSV ή VCF

Επιλέξτε τις επαφές που θέλετε, για παράδειγμα όλους από μία εκδήλωση, και κάντε εξαγωγή σε αρχείο Excel ή CSV. Ανοίξτε το αρχείο στο Excel ή εισαγάγετέ το στο Google Sheets. Αν χρησιμοποιείτε CRM, μπορείτε να παραλείψετε το υπολογιστικό φύλλο: το Habsy Plus συνδέεται με 10+ CRM, όπως Salesforce, HubSpot και Zoho CRM, και συγχρονίζει τις επαφές απευθείας.

Οι ομάδες που χρησιμοποιούν το Habsy Platform μπορούν επίσης να κάνουν εξαγωγή από το web με φίλτρα και προσαρμοσμένα πρότυπα κεφαλίδων εξαγωγής, ώστε τα ονόματα των στηλών να ταιριάζουν με αυτά που περιμένει το CRM τους.

Τι μπορεί να περιέχει η εξαγωγή πέρα από την κάρτα

Ένα υπολογιστικό φύλλο που φτιάχτηκε πληκτρολογώντας κάρτες περιέχει μόνο ό,τι ήταν τυπωμένο πάνω τους. Μια εξαγωγή από το Habsy μπορεί να περιέχει και όσα έγιναν όταν γνωρίσατε το άτομο, και αυτό κάνει το φύλλο χρήσιμο σε όποιον αναλάβει το follow-up:

Ενδεικτικό παράδειγμα. Μια μικρομεσαία επιχείρηση γυρίζει από μια περιφερειακή εμπορική έκθεση με 300 επαγγελματικές κάρτες. Το πρώτο βράδυ, ο ιδιοκτήτης τις σαρώνει μαζικά σε δύο στοίβες, μία για κάθε ημέρα της έκθεσης, ορίζοντας την εκδήλωση μία φορά για κάθε παρτίδα. Το επόμενο πρωί προσθέτει μια σύντομη σημείωση στις 40 που θυμάται καλύτερα. Κάνει εξαγωγή όλων σε Excel, ταξινομεί με βάση τη στήλη των σημειώσεων και δίνει τις 40 πρώτες στη συντονίστρια πωλήσεων, που τους τηλεφωνεί το ίδιο απόγευμα από το ίδιο φύλλο που χρησιμοποιεί πάντα.

Για ομάδες: μία εξαγωγή αντί για πέντε υπολογιστικά φύλλα

Όταν τέσσερα άτομα σαρώνουν στην ίδια εκδήλωση, συνήθως καταλήγετε με τέσσερα αρχεία σε τέσσερις μορφές. Στο Habsy Platform, κάθε σάρωση της ομάδας καταλήγει σε ένα σημείο. Οι υπεύθυνοι μπορούν να φιλτράρουν ανά καμπάνια, τοποθεσία εταιρείας ή σήματα αγοράς και να κάνουν εξαγωγή με ένα προσαρμοσμένο πρότυπο κεφαλίδων εξαγωγής, ώστε τα ονόματα των στηλών να ταιριάζουν ακριβώς με ό,τι περιμένει η εισαγωγή του CRM σας ή η ομάδα πωλήσεών σας.

Συμβουλές για καθαρότερη εξαγωγή

• Σαρώστε την ίδια μέρα. Οι κάρτες που σαρώνονται το ίδιο βράδυ έχουν καλύτερες σημειώσεις από αυτές που σαρώνονται μια εβδομάδα μετά.
• Χρησιμοποιήστε τις ίδιες ετικέτες σε όλη την ομάδα. Αν ένας γράφει «Παρουσίαση» και άλλος «αίτ. demo», τα φίλτρα σας δεν δουλεύουν.
• Μία στήλη ανά πεδίο. Μην ενώνετε τηλέφωνα και μη βάζετε δύο email στο ίδιο κελί.
• Προσθέστε το όνομα της εκδήλωσης. Είναι ο απλούστερος τρόπος να μετρήσετε ποιες εκδηλώσεις απέδωσαν.
• Καταγράψτε χωρίς σύνδεση αν χρειάζεται. Το Habsy καταγράφει κάρτες χωρίς internet και τις επεξεργάζεται μόλις συνδεθείτε ξανά, ώστε το κακό Wi-Fi του χώρου να μη σας καθυστερεί.

Σάρωση επαγγελματικών καρτών σε Google Sheets

Το Google Sheets διαβάζει τα ίδια αρχεία. Κάντε εξαγωγή ενός αρχείου CSV ή Excel από το Habsy και στο Google Sheets επιλέξτε Αρχείο, Εισαγωγή και ανεβάστε το. Οι στήλες μένουν όπως είναι. Αν προτιμάτε να κρατάτε τις επαφές στον λογαριασμό σας Google αντί σε φύλλο, το Habsy Plus συγχρονίζει και με το Google Contacts.

Όταν το υπολογιστικό φύλλο δεν αρκεί

Το υπολογιστικό φύλλο είναι καλή μορφή για να παραδώσετε τις επαφές, αλλά δεν θυμίζει σε κανέναν να κάνει follow-up. Το Habsy σας επιτρέπει να προσθέσετε υπενθύμιση μόλις αποθηκευτεί μια επαφή, να γράψετε με AI ένα προσωπικό email ή μήνυμα WhatsApp follow-up από μια σύντομη οδηγία και να κρατάτε κάθε σημείωση στην επαφή. Για όσα γίνονται μετά την εξαγωγή, διαβάστε τον οδηγό μας για τη μαζική σάρωση επαγγελματικών καρτών και τη ροή εργασίας follow-up της 1ης ημέρας.

Συμπέρασμα

Αν έχετε λίγες μόνο κάρτες, η πληκτρολόγηση είναι εντάξει. Για οτιδήποτε περισσότερο, χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή σάρωσης που εξάγει ένα πεδίο ανά στήλη και κρατά τις σημειώσεις σας μαζί με κάθε επαφή. Το Habsy ξεκινά δωρεάν, σαρώνει χωρίς όρια και εξάγει απευθείας σε Excel. Δοκιμάστε τον σαρωτή επαγγελματικών καρτών.