Jak naskenovat vizitky do Excelu (bez ručního přepisování jediného údaje)

Rychlá odpověď

Chcete-li naskenovat vizitky do Excelu, použijte aplikaci na skenování vizitek: vizitky naskenujte, zkontrolujte načtené údaje a kontakty vyexportujte jako soubor Excel nebo CSV. Dobrá aplikace dá každý údaj do vlastního sloupce, takže se soubor čistě otevře v Excelu nebo Google Sheets a naimportuje se do CRM bez přeformátování. Habsy to umí zdarma a s neomezeným skenováním.

Tři způsoby, jak dostat vizitky do Excelu

1. Ruční přepis

Na pět vizitek to stačí. Na padesát to zabere hodiny a uděláte chyby v e-mailech a telefonních číslech, tedy ve dvou údajích, na kterých záleží nejvíc. Ruční přepis navíc obvykle přijde až pár dní po akci, kdy si už nepamatujete, kdo co říkal.

2. Rozpoznání textu v telefonu a vložení

Google Lens na Androidu a Živý text na iPhonu umí přečíst text na vizitce. Můžete ho zkopírovat a vložit do tabulky. Problém je, že dostanete blok textu, ne sloupce. Jméno, pozici, firmu, e-mail a telefon pak musíte rozdělit do samostatných buněk, vizitku po vizitce.

3. Skener vizitek, který exportuje tabulku

Aplikace na skenování vizitek přečte vizitku a každou část textu zařadí do správného pole. Při exportu se z každého pole stane sloupec. Je to jediná metoda, která zůstane rychlá i u balíku vizitek, a jediná, která u každého kontaktu uchová poznámky a kvalifikaci.

Jak vypadá dobrá tabulka s vizitkami

Než začnete skenovat, rozmyslete si, co má výsledný soubor obsahovat. Tabulka je užitečná, jen když se dá filtrovat, řadit a importovat.

Kontaktní sloupce pocházejí z vizitky. Sloupce s kontextem pocházejí od vás a právě na ně většina týmů zapomíná. Bez nich máte seznam jmen. S nimi víte, kdo chtěl ceník, kdo chtěl ukázku a kdo jen sbíral brožury.

Krok za krokem: skenování vizitek do Excelu s Habsy

Krok 1: Naskenujte vizitky

Otevřete Habsy a vyfoťte vizitku. Habsy pomocí OCR a AI přečte text a zařadí ho do správných polí. Pokud jsou údaje i na zadní straně, přidejte ji. Máte-li celý balík, použijte hromadné skenování: Habsy zvládne až 150 vizitek přibližně za 5 minut a kontext leadu nastavíte jednou pro celou dávku. V našich interních testech měla aplikace Habsy nejvyšší přesnost ze všech testovaných skenerů, 99 %.

Vizitky v jiných jazycích se přečtou a přeloží do angličtiny, což se hodí na mezinárodních akcích.

Krok 2: Zkontrolujte údaje

Před uložením zkontrolujte načtené údaje. Opravte, co fotoaparát nepřečetl jasně, třeba rozmazané telefonní číslo. Zabere to pár vteřin a tabulka zůstane čistá.

Krok 3: Přidejte kontext, dokud si ho pamatujete

Přidejte textovou poznámku, štítek nebo kategorii. S Habsy Plus můžete také nahrát hlasovou poznámku, která se přepíše do angličtiny, a označit nákupní signály, tedy vestavěný formulář pro kvalifikaci leadů: zájem o produkt, rozpočet, termín, vyplněný pár klepnutími. Pole si určí váš tým, například míru zájmu, velikost objednávky nebo termín nákupu. Z toho všeho se v exportu stanou další sloupce.

Pokud už někoho máte uloženého, Habsy označí možnou duplicitu a nechá vás rozhodnout, co s ní, takže v tabulce nebudete mít stejného člověka dvakrát.

Krok 4: Exportujte do Excelu, CSV nebo VCF

Vyberte kontakty, které chcete, například všechny z jedné akce, a vyexportujte je jako soubor Excel nebo CSV. Otevřete soubor v Excelu, nebo ho naimportujte do Google Sheets. Pokud používáte CRM, tabulku můžete přeskočit: Habsy Plus se propojí s více než 10 CRM, například Salesforce, HubSpot a Zoho CRM, a kontakty synchronizuje přímo.

Týmy, které používají Habsy Platform, mohou exportovat i z webu, s filtry a vlastními šablonami záhlaví exportu, aby názvy sloupců odpovídaly tomu, co čeká jejich CRM.

Co export unese navíc oproti vizitce

Tabulka vytvořená přepisováním vizitek obsahuje jen to, co na nich bylo vytištěné. Export z Habsy může nést i to, co se stalo, když jste se s daným člověkem potkali, a právě to dělá tabulku užitečnou pro toho, kdo se mu bude ozývat:

Ilustrativní příklad. Malá strojírenská firma se vrátí z Mezinárodního strojírenského veletrhu v Brně s 300 vizitkami. První večer je majitel hromadně naskenuje ve dvou balících, jeden za každý den veletrhu, a akci nastaví pro každou dávku jen jednou. Další dopoledne přidá krátkou poznámku ke 40 kontaktům, které si pamatuje nejlépe. Vše vyexportuje do Excelu, seřadí podle sloupce s poznámkami a 40 nejlepších předá obchodní koordinátorce, která jim ještě to odpoledne volá ze stejné tabulky, jakou používá vždycky.

Pro týmy: jeden export místo pěti tabulek

Když na stejné akci skenují čtyři lidé, obvykle skončíte se čtyřmi soubory ve čtyřech formátech. Na Habsy Platform se každý sken týmu dostane na jedno místo. Manažeři mohou filtrovat podle kampaně, sídla firmy nebo nákupních signálů a exportovat s vlastní šablonou záhlaví exportu, aby názvy sloupců přesně odpovídaly tomu, co očekává import do vašeho CRM nebo váš obchodní tým.

Tipy pro čistší export

• Skenujte týž den. Vizitky naskenované ještě ten večer mají lepší poznámky než vizitky naskenované o týden později.
• Používejte v celém týmu stejné štítky. Když jeden napíše „Ukázka“ a druhý „chce demo“, filtry přestanou fungovat.
• Jeden údaj, jeden sloupec. Nespojujte telefonní čísla a nedávejte dva e-maily do jedné buňky.
• Přidejte název akce. Je to nejjednodušší způsob, jak změřit, které akce přinesly výsledky.
• Když je potřeba, skenujte offline. Habsy zachytí vizitky bez internetu a zpracuje je, jakmile budete zase online, takže vás slabá Wi-Fi na výstavišti nezdrží.

Skenování vizitek do Google Sheets

Google Sheets čte stejné soubory. Vyexportujte z Habsy soubor CSV nebo Excel a v Google Sheets zvolte Soubor, Importovat a soubor nahrajte. Sloupce zůstanou, jak jsou. Pokud chcete mít kontakty raději v účtu Google než v tabulce, Habsy Plus umí synchronizovat i s Google Contacts.

Kdy tabulka nestačí

Tabulka je dobrý formát pro předání, ale nikomu nepřipomene, že se má ozvat. V Habsy přidáte k uloženému kontaktu připomínku, s AI napíšete podle krátkého zadání osobní follow-up e-mail nebo zprávu WhatsApp a všechny poznámky zůstanou u kontaktu. Co dělat po exportu, se dočtete v našem průvodci hromadným skenováním vizitek a v postupu pro follow-up první den.

Shrnutí

Pokud máte jen pár vizitek, ruční přepis stačí. Na cokoli většího použijte skener vizitek, který exportuje jeden údaj do jednoho sloupce a u každého kontaktu uchová vaše poznámky. Habsy můžete začít používat zdarma, skenuje bez limitů a exportuje přímo do Excelu. Vyzkoušejte skener vizitek.