Como digitalizar cartões de visita para Excel (sem voltar a escrever um único campo)

A resposta rápida

Para digitalizar cartões de visita para Excel, use uma app de digitalização de cartões de visita: digitalize os cartões, confirme os campos extraídos e exporte os contactos como ficheiro Excel ou CSV. Uma boa app coloca cada campo na sua própria coluna, para que o ficheiro abra sem problemas no Excel ou no Google Sheets e seja importado para um CRM sem reformatar. A Habsy faz isto grátis, com digitalização ilimitada.

Três formas de passar cartões de visita para Excel

1. Escrevê-los à mão

Funciona para cinco cartões. Para cinquenta, demora horas e vai enganar-se em e-mails e números de telefone, precisamente os dois campos que mais importam. A introdução manual também costuma acontecer dias depois do evento, quando já não se lembra de quem disse o quê.

2. Usar o reconhecimento de texto do telemóvel e colar

O Google Lens no Android e o Texto em Direto (Live Text) no iPhone leem o texto de um cartão. Pode copiá-lo e colá-lo numa folha de cálculo. O problema é que obtém um bloco de texto, não colunas. Continua a ter de separar nome, cargo, empresa, e-mail e telefone por células diferentes, um cartão de cada vez.

3. Usar uma app de digitalização que exporta uma folha de cálculo

Uma app de digitalização lê o cartão e coloca cada parte do texto no campo certo. Quando exporta, cada campo passa a ser uma coluna. É o único método que continua rápido quando tem uma pilha de cartões, e o único que guarda as notas e a qualificação junto de cada contacto.

Como deve ser uma boa folha de cálculo de cartões de visita

Antes de digitalizar, decida o que o ficheiro final deve conter. Uma folha de cálculo só é útil se puder ser filtrada, ordenada e importada.

As colunas de contacto vêm do cartão. As colunas de contexto vêm de si, e são as que a maioria das equipas esquece. Sem elas, tem uma lista de nomes. Com elas, sabe quem queria preços, quem queria uma demonstração e quem estava só a recolher brochuras.

Passo a passo: digitalizar cartões de visita para Excel com a Habsy

Passo 1: Digitalize os cartões

Abra a Habsy e fotografe o cartão. A Habsy usa OCR e IA para ler o texto e colocá-lo nos campos certos. Acrescente o verso do cartão se tiver mais dados. Se tiver uma pilha, use a digitalização em lote: a Habsy trata até 150 cartões em cerca de 5 minutos, e o contexto do lead é definido uma única vez para todo o lote. Nos nossos testes internos, a Habsy teve a maior precisão entre os leitores testados: 99%.

Os cartões noutras línguas são lidos e traduzidos para inglês, o que ajuda em eventos internacionais.

Passo 2: Reveja os campos

Confirme os dados extraídos antes de guardar. Corrija o que a câmara não conseguiu ler bem, como um número de telefone esborratado. Este passo demora segundos e mantém a folha de cálculo limpa.

Passo 3: Junte contexto enquanto se lembra

Adicione uma nota de texto, uma etiqueta ou uma categoria. Com o Habsy Plus, também pode gravar uma nota de voz, que é transcrita para inglês, e marcar sinais de compra, com campos definidos pela sua equipa, como o nível de interesse, o volume de encomenda ou o prazo de compra. Estes dados passam a ser colunas extra na exportação.

Se alguém já estiver guardado, a Habsy assinala o possível duplicado e deixa-o escolher o que fazer, para não ficar com a mesma pessoa duas vezes na folha.

Passo 4: Exporte para Excel, CSV ou VCF

Selecione os contactos que quer, por exemplo todos os de um evento, e exporte-os como ficheiro Excel ou CSV. Abra o ficheiro no Excel ou importe-o para o Google Sheets. Se usa um CRM, pode saltar a folha de cálculo: o Habsy Plus liga-se a mais de 10 CRM, incluindo Salesforce, HubSpot e Zoho CRM, e sincroniza os contactos diretamente.

As equipas que usam a Habsy Platform também podem exportar a partir da web com filtros e modelos de cabeçalhos de exportação personalizados, para que os nomes das colunas correspondam ao que o CRM espera.

O que a exportação pode levar além do cartão

Uma folha de cálculo feita a passar cartões à mão contém só o que estava impresso neles. Uma exportação da Habsy também pode levar o que aconteceu quando conheceu a pessoa, e é isso que torna a folha útil para quem faz o follow-up:

Exemplo ilustrativo. Uma PME expositora volta de uma feira regional na Exponor com 300 cartões de visita. Na primeira noite, o dono digitaliza-os em lote em duas pilhas, uma por dia de feira, definindo o evento uma vez para cada lote. Na manhã seguinte, junta uma nota curta aos 40 de que se lembra melhor. Exporta tudo para Excel, ordena pela coluna das notas e entrega os 40 principais à coordenadora comercial, que lhes liga nessa tarde a partir da mesma folha que usa sempre.

Para equipas: uma exportação em vez de cinco folhas de cálculo

Quando quatro pessoas digitalizam no mesmo evento, o habitual é acabar com quatro ficheiros em quatro formatos. Na Habsy Platform, todas as digitalizações da equipa ficam no mesmo sítio. Os gestores podem filtrar por campanha, localização da empresa ou sinais de compra, e exportar com um modelo de cabeçalhos de exportação personalizado, para que os nomes das colunas correspondam exatamente ao que a importação do seu CRM ou a sua equipa comercial espera.

Dicas para uma exportação mais limpa

• Digitalize no próprio dia. Os cartões digitalizados na mesma noite trazem melhores notas do que os digitalizados uma semana depois.
• Use as mesmas etiquetas em toda a equipa. Se uma pessoa escreve "Demo" e outra escreve "pedido demo", os filtros deixam de funcionar.
• Mantenha uma coluna por campo. Não junte números de telefone nem ponha dois e-mails na mesma célula.
• Acrescente o nome do evento. É a forma mais simples de medir que eventos deram resultados.
• Capte offline se for preciso. A Habsy capta cartões sem internet e processa-os quando volta a ter ligação, por isso um Wi-Fi fraco no recinto não o atrasa.

Digitalizar cartões de visita para Google Sheets

O Google Sheets lê os mesmos ficheiros. Exporte um ficheiro CSV ou Excel da Habsy e, no Google Sheets, escolha Ficheiro, Importar e carregue-o. As colunas mantêm-se. Se preferir guardar os contactos na sua conta Google em vez de numa folha, o Habsy Plus também sincroniza com o Google Contacts.

Quando uma folha de cálculo não chega

Uma folha de cálculo é um bom formato para passar contactos a outra pessoa, mas não lembra ninguém de fazer o follow-up. A Habsy permite adicionar um lembrete assim que o contacto é guardado, escrever com IA um e-mail ou uma mensagem de WhatsApp de follow-up personalizados a partir de uma instrução curta, e manter todas as notas no contacto. Para saber o que acontece depois da exportação, leia o nosso guia de digitalização de cartões de visita em lote e o nosso processo de follow-up do Dia 1.

Em resumo

Se tem só alguns cartões, escrevê-los à mão serve. Para mais do que isso, use uma app de digitalização que exporte um campo por coluna e guarde as suas notas com cada contacto. A Habsy é grátis para começar, digitaliza sem limites e exporta diretamente para Excel. Experimente o leitor de cartões de visita.