如何用手機整理名片：一套長久好用的名片管理方法

快速解答

用手機整理名片的方法是：拿到名片當天就掃描進同一個名片管理 App，加上標籤標明在哪裡認識、和什麼有關，寫一行備註記下聊天內容，如果答應要跟進就設定提醒。之後用搜尋和篩選，幾秒就能找到人。這些在 Habsy 上全都免費。

為什麼只用手機通訊錄不夠

把名片存進手機通訊錄比放在抽屜好，但會失去大部分重要的資訊：

• 沒有背景。在哪裡認識的？對方需要什麼？
• 無法依展會分組。您沒辦法一次叫出上個月展覽認識的所有人。
• 沒有跟進機制。沒有任何東西會提醒您寄出答應過的資料。
• 打字錯誤。手動輸入的電子郵件常常寄不到。

名片管理 App 會把聯絡資訊和背景放在一起，如果您也想在手機通訊錄裡看到這些聯絡人，仍然可以同步到 Google 通訊錄或 Outlook 通訊錄。

步驟 1：所有名片集中在一個地方

不管對方用什麼方式分享資料，都用同一個 App 收集：

• 紙本名片：Habsy 掃描準確率達 99%，在我們內部測試中最高。名片背面如果有更多資訊，也一併掃描。
• 一疊名片：批次掃描，約 5 分鐘處理多達 150 張。
• QR Code：任何供應商的數位名片、LinkedIn QR Code，以及含有聯絡資訊的網站 QR Code。
• 展會識別證：QR Code 和 NFC。
• 200 多種語言的名片：讀取後翻譯成英文。

當天就掃描。記憶消退得很快。

步驟 2：依地點、主題和對象加標籤

標籤要簡單、一致。三種類型就能涵蓋大部分需求：

使用 Habsy Plus，還可以用分類依產業或自訂客群將聯絡人分組。

步驟 3：加一行背景說明

每位聯絡人都應該回答「這個人為什麼重要？」。像「3 月前需要 500 個，寄價目表」這樣的備註就夠了。使用 Habsy Plus，也可以改錄語音備註。語音備註會轉錄成英文，可以搜尋，也會包含在匯出資料中。

20 秒內該記下什麼

您會記得對方的長相，卻會忘記對方需要什麼。好的備註回答三個問題：

用語音備註說出來，大約 15 秒：「林小姐，台中，想代理新產品線，寄價目表和樣品條件，她週二回辦公室。」使用 Habsy Plus，語音備註會轉成英文逐字稿並可搜尋，幾個月後用人名或地名（例如 Taichung）搜尋，就能找到她。

如果您從事銷售，也可以把同樣的答案記成意向訊號（內建潛在客戶評估表單：產品興趣、預算、採購時間，點幾下即可填寫）。固定選項比備註填得更快，之後也更容易篩選。

步驟 4：設定提醒

儲存聯絡人後，加上提醒，例如「明天 10:00」。提醒跳出時，輸入簡短提示，Habsy 就能用 AI 撰寫個人化的電子郵件或 WhatsApp 訊息。請參考一鍵跟進提醒。

之後如何找到人

聯絡人有標籤和備註，找人只要幾秒：

• 依姓名、公司、職位、標籤或自訂欄位搜尋
• 使用 Habsy Plus，可以搜尋語音備註的英文逐字稿，例如用人名或地名找
• 使用進階篩選，叫出某場展會的所有人，或所有標記為供應商的人

清理重複資料

有些人您會遇到不只一次。Habsy 會在儲存時標記可能的重複資料，讓您逐一決定怎麼處理，清單保持整齊，也不會在您不知情時自動合併任何資料。

整理累積的舊名片

如果抽屜裡有一疊舊名片：

1. 大致分堆，依年份或展會分類。
2. 每一堆批次掃描，整批加上標籤。
3. 檢查欄位，特別是電子郵件和電話號碼。
4. 紙本名片拿去回收。
5. 刪除永遠用不到的聯絡人。

展會結束後的完整流程，請看如何建立第一天跟進流程。

標籤分類範例

不同的人需要不同的結構。挑一個最接近您的，保持簡單。

每月十分鐘整理

1. 篩選本月新增但沒有備註的聯絡人，替重要的人補上一行。
2. 檢查未完成的提醒，結束或重新安排。
3. 處理 Habsy 標記的重複資料。
4. 如果習慣留備份，就匯出一份到 Excel 或 CSV。
5. 刪除確定永遠用不到的聯絡人。

每月花十分鐘，名單就能好用好幾年。

做好備份

聯絡人不應該被鎖在單一 App 裡。Habsy 隨時都能免費匯出為 Excel、CSV 或 VCF，使用 Habsy Plus 還能同步到 Google 通訊錄、Outlook 通訊錄和 10 多種 CRM。

結論

用手機整理名片只需要四個習慣：當天收集、加標籤、寫一行背景說明、設定提醒。Habsy 讓每個步驟都只要幾秒，而且免費。試用名片掃描。