Как хранить и упорядочить визитки в телефоне (система, которая работает годами)

Короткий ответ

Чтобы упорядочить визитки в телефоне, сканируйте каждую визитку в одно приложение для визиток в тот же день, когда её получили, ставьте тег с местом знакомства и темой, добавляйте однострочную заметку о разговоре и ставьте напоминание, если обещали связаться. Потом находите людей за секунды через поиск и фильтры. В Habsy всё это бесплатно.

Почему приложения «Контакты» недостаточно

Сохранить визитку в контакты телефона лучше, чем бросить её в ящик, но так теряется большая часть важного:

• Нет контекста. Где вы познакомились? Что человеку было нужно?
• Нет группировки по мероприятиям. Не получится открыть всех, с кем вы познакомились на выставке в прошлом месяце.
• Нет повторных контактов. Ничто не напомнит отправить обещанное.
• Опечатки. Письма на адреса, набранные вручную, возвращаются.

Приложение для визиток хранит контакт вместе с контекстом и при этом может синхронизироваться с Google Contacts или Outlook Contacts, если вы хотите видеть контакты и в адресной книге телефона.

Шаг 1. Собирайте все визитки в одном месте

Используйте одно приложение для любого способа, которым люди делятся контактами:

• Бумажные визитки: Habsy сканирует с точностью 99%, это лучший результат в наших внутренних тестах. Если на обороте есть дополнительные данные, добавьте и его.
• Стопка визиток: пакетное сканирование до 150 визиток примерно за 5 минут.
• QR-коды: цифровые визитки любых сервисов, QR-коды LinkedIn и QR-коды сайтов с контактными данными.
• Бейджи мероприятий: QR и NFC.
• Визитки на 200+ языках: распознаются и переводятся на английский.

Сканируйте в тот же день. Контекст быстро забывается.

Шаг 2. Ставьте теги по принципу «где, что и кто»

Теги должны быть простыми и единообразными. Трёх типов хватает для большинства задач:

С Habsy Plus можно также использовать категории, чтобы группировать контакты по отраслям или собственным сегментам.

Шаг 3. Добавьте строку контекста

Каждый контакт должен отвечать на вопрос «чем этот человек важен?». Достаточно заметки вроде «Нужно 500 единиц к марту, отправить прайс-лист». С Habsy Plus вместо этого можно записать голосовую заметку. Она расшифровывается на английский, по ней можно искать, и она попадает в экспорт.

Что записать за 20 секунд

Лицо вы запомните. А вот что человеку было нужно, забудете. Полезная заметка отвечает на три вопроса:

Голосовой заметкой это занимает около 15 секунд: «Ирина, Казань, хочет стать дистрибьютором новой линейки, отправить прайс-лист и условия на образцы, в офисе со вторника». С Habsy Plus голосовые заметки расшифровываются на английский, и по расшифровке можно искать, поэтому через несколько месяцев Ирину легко найти, например по имени или городу.

Если вы продаёте, добавьте те же ответы как сигналы интереса, встроенную форму квалификации лидов (интерес к продукту, бюджет, сроки), заполняемую в несколько касаний. Фиксированные варианты заполнять быстрее, чем заметку, и по ним проще фильтровать.

Шаг 4. Поставьте напоминание

Сохранив контакт, добавьте напоминание, например «Завтра, 10:00». Когда оно сработает, Habsy с помощью ИИ напишет персональное письмо или сообщение WhatsApp по короткому запросу. Подробнее в статье напоминания о повторном контакте в одно касание.

Как потом находить людей

Когда у контактов есть теги и заметки, найти человека можно за секунды:

• Ищите по имени, компании, должности, тегу или пользовательскому полю
• С Habsy Plus ищите по расшифровкам голосовых заметок, например по имени или месту, которые вы упоминали
• Используйте расширенные фильтры, чтобы открыть всех с одного мероприятия или всех с тегом «поставщик»

Убирайте дубли

С некоторыми людьми вы будете встречаться не раз. Habsy отмечает возможные дубли при сохранении и даёт выбрать, что делать с каждым, поэтому список остаётся чистым, и ничего не объединяется без вашего ведома.

Как разобрать старые визитки

Если у вас ящик старых визиток:

1. Разложите их на стопки примерно по годам или мероприятиям.
2. Отсканируйте каждую стопку пакетом и поставьте тег на всю пачку.
3. Проверьте поля, особенно адреса почты и телефоны.
4. Сдайте бумагу в переработку.
5. Удалите контакты, которые никогда не понадобятся.

Полный порядок действий после выставки описан в статье как выстроить план повторных контактов на первый день.

Примеры систем тегов

Разным людям нужна разная структура. Выберите самую близкую вам и не усложняйте.

Ежемесячная уборка за десять минут

1. Отфильтруйте контакты, добавленные в этом месяце без заметки, и добавьте строку к важным.
2. Проверьте открытые напоминания и закройте или перенесите их.
3. Разберите дубли, которые отметил Habsy.
4. Выгрузите резервную копию в Excel или CSV, если вам так спокойнее.
5. Удалите контакты, которые точно никогда не понадобятся.

Десять минут в месяц, и список остаётся полезным годами.

Резервная копия

Ваши контакты не должны быть заперты в одном приложении. Habsy в любой момент бесплатно экспортирует их в Excel, CSV или VCF, а с Habsy Plus синхронизирует с Google Contacts, Outlook Contacts и 10+ CRM.

Итог

Чтобы хранить визитки в телефоне в порядке, нужны четыре привычки: сканировать в тот же день, ставить теги, добавлять строку контекста и ставить напоминание. В Habsy каждая из них занимает секунды, и это бесплатно. Попробуйте сканер визиток.