Danh thiếp điện tử là gì? Hướng dẫn đầy đủ từ A đến Z

Danh thiếp điện tử là gì?

Danh thiếp điện tử chứa cùng thông tin như danh thiếp giấy (họ tên, chức danh, công ty, điện thoại, email, website) nhưng nằm trên một trang web thay vì tấm giấy in. Trên Habsy, loại danh thiếp này được gọi là danh thiếp số. Bạn chia sẻ địa chỉ trang theo một trong ba cách: mã QR để người kia quét, chạm NFC giữa hai điện thoại hoặc từ một tấm thẻ, hay liên kết gửi qua Zalo, WhatsApp, email hoặc tin nhắn SMS.

Khi mở trang, người nhận thấy thông tin, các liên kết của bạn và một nút để lưu liên hệ. Nút này tải về một vCard, định dạng tệp liên hệ chuẩn mà mọi điện thoại đều đọc được. Tìm hiểu thêm về định dạng này trong bài danh thiếp liên hệ điện tử và vCard.

Những tên gọi khác bạn có thể gặp

• Card visit điện tử, name card điện tử: cách gọi quen thuộc trong giới kinh doanh Việt Nam
• Danh thiếp số: cách gọi trên Habsy và nhiều trang công nghệ
• Danh thiếp thông minh: thường dùng cho thẻ NFC hoặc thẻ in mã QR
• Danh thiếp QR, danh thiếp NFC: gọi theo cách chia sẻ

Tất cả đều chỉ thông tin liên hệ được lưu trữ và chia sẻ dưới dạng số.

Danh thiếp điện tử và danh thiếp giấy

Danh thiếp giấy có một ưu điểm: người kia không cần làm gì cả. Vì vậy nhiều người dùng cả hai, một tấm card visit giấy in mã QR mở ra danh thiếp điện tử.

Danh thiếp điện tử hoạt động thế nào?

Mã QR

Bạn đặt mã QR trên màn hình điện thoại, danh thiếp in, thẻ đeo, bảng tại gian hàng hoặc slide thuyết trình. Người kia hướng camera điện thoại vào mã và danh thiếp của bạn mở ra. Mã QR là cách phổ biến nhất vì mọi điện thoại đời mới đều đọc được mà không cần thêm ứng dụng, và quét được từ xa, nên cả hội trường có thể quét cùng một slide.

NFC

NFC (giao tiếp trường gần) truyền địa chỉ danh thiếp trong phạm vi vài centimet. Bạn có thể chạm điện thoại với điện thoại, hoặc dùng thẻ NFC, tag NFC có chip lưu liên kết. Điện thoại kia sẽ mở danh thiếp của bạn. Trong Habsy, bạn có thể chia sẻ danh thiếp từ điện thoại sang điện thoại qua NFC, và quét thẻ đeo NFC cũng như danh thiếp NFC bạn nhận được.

Liên kết

Địa chỉ danh thiếp dùng được như một liên kết bình thường. Gửi qua Zalo, WhatsApp, email hoặc tin nhắn, hay đặt vào chữ ký email và trang mạng xã hội của bạn.

Nên ghi gì trên danh thiếp điện tử

Thông tin cơ bản: họ tên, chức danh, công ty, số di động, email và website. Dùng cùng cách viết tên như trên danh thiếp giấy để người khác dễ đối chiếu.

Thông tin nên thêm:

• LinkedIn và các trang hồ sơ nghề nghiệp khác
• Nút WhatsApp hoặc Zalo, nếu khách hàng thường liên hệ bạn qua đó
• Liên kết đặt lịch họp
• Brochure, catalogue hoặc bảng giá dạng tệp
• Một đoạn mô tả ngắn về công việc của bạn

Giữ cho gọn. Ba hoặc bốn hành động rõ ràng hiệu quả hơn mười hai liên kết. Hãy tự hỏi bạn muốn người kia làm gì sau khi lưu liên hệ của bạn.

Cách tạo danh thiếp điện tử đầu tiên

1. Chọn ứng dụng. Kiểm tra xem danh thiếp có mở được trên mọi trình duyệt, lưu bằng vCard chuẩn, chia sẻ qua QR, NFC và liên kết, và cho phép sửa mà không đổi liên kết hay không. Nếu bạn vẫn nhận danh thiếp giấy, hãy chọn ứng dụng quét được cả chúng.
2. Tạo hồ sơ. Tài khoản Habsy có sẵn hai danh thiếp miễn phí: danh thiếp số Professional cho bạn và danh thiếp số Business cho công ty, gồm hồ sơ công ty, dịch vụ và các tệp như brochure. Mỗi danh thiếp có mã QR và liên kết riêng trong MyQR.
3. Kiểm tra. Mở liên kết trên một điện thoại khác, cả iPhone lẫn Android nếu được, rồi chạm "Lưu liên hệ" để xem kết quả.
4. Đặt ở nơi người khác nhìn thấy. Lưu mã QR thành ảnh trên điện thoại, thêm vào chữ ký email (trình tạo chữ ký của Habsy làm được việc này), in lên lô danh thiếp giấy tiếp theo và lên biển hiệu gian hàng.
5. Thêm biểu mẫu yêu cầu nếu bạn muốn nhận lại thông tin. Với Habsy Plus, mỗi danh thiếp có thể có một biểu mẫu yêu cầu với các trường bạn chọn, và mỗi lượt gửi sẽ vào Habsy thành một liên hệ mới.

Toàn bộ việc thiết lập mất khoảng 10 đến 15 phút.

Chuyển từ danh thiếp giấy mà không mất mối quan hệ

Bạn không cần vứt bỏ danh thiếp giấy hay chờ mọi người cùng chuyển sang dạng số.

1. Mang theo danh bạ hiện có. Quét những danh thiếp đã thu thập vào cùng ứng dụng với danh thiếp điện tử của bạn. Chế độ quét hàng loạt của Habsy quét tối đa 150 danh thiếp trong khoảng 5 phút. Xem quét danh thiếp hàng loạt.
2. In mã QR lên những gì bạn vẫn phát. Dùng hết số danh thiếp giấy còn lại, và thêm mã QR vào lần in tiếp theo.
3. Trao đổi hai chiều. Khi ai đó đưa bạn danh thiếp giấy, hãy quét nó, rồi gửi lại danh thiếp điện tử của bạn bằng Send My Card để họ cũng có thông tin của bạn.
4. Luôn cập nhật. Khi đổi chức vụ, số điện thoại hay brochure, chỉ cần sửa danh thiếp điện tử. Mọi mã QR và liên kết bạn đã chia sẻ, kể cả mã in trên danh thiếp cũ, đều mở ra phiên bản mới.

Khi người khác còn ngại. Lo lắng phổ biến nhất là người kia không biết phải làm gì. Họ không cần ứng dụng: camera mở mã QR, danh thiếp mở trong trình duyệt và nút "Lưu liên hệ" thêm bạn vào danh bạ chỉ với một lần chạm. Với người không dùng điện thoại thông minh, hãy giữ vài tấm danh thiếp giấy có in mã QR.

Lợi ích của danh thiếp điện tử

• Luôn mới nhất. Đổi số điện thoại hay chức danh một lần. Không ai giữ phiên bản cũ, trừ khi họ đã lưu liên hệ của bạn trước khi bạn thay đổi.
• Ít giấy và in ấn hơn. Không phải in lại khi đổi chức danh hay có nhân viên mới, và brochure, catalogue có thể đặt trên danh thiếp Business dưới dạng tệp.
• Chi phí thấp hơn. Nhiều ứng dụng có danh thiếp điện tử miễn phí. Hai danh thiếp của Habsy đều miễn phí.
• Tiện hơn tại sự kiện. Không bao giờ hết danh thiếp, và bạn có thể chia sẻ với cả hội trường qua mã QR trên slide.
• Hai chiều. Biểu mẫu yêu cầu mang thông tin của người kia về cho bạn, do chính họ nhập.
• Đo lường được. Với Habsy Plus, phân tích danh thiếp cho biết lượt xem, số người xem duy nhất, số liên hệ đã lưu, ghi chú nhận được, lượt bấm từng nút và vị trí người xem. Đây là số liệu đếm: người xem chỉ được nhận diện khi họ gửi biểu mẫu yêu cầu của bạn.

Quyền riêng tư: danh thiếp của bạn chia sẻ những gì

Trang danh thiếp hiển thị với bất kỳ ai có liên kết hoặc mã QR, nên hãy coi nó như danh thiếp in. Chỉ đưa những thông tin bạn sẵn lòng chia sẻ, và bỏ số điện thoại cá nhân hay địa chỉ nhà mà bạn không muốn đưa cho người lạ. Ưu điểm so với giấy là quyền kiểm soát: bạn có thể đổi hoặc xóa thông tin bất cứ lúc nào. Về cách bảo vệ thông tin bạn thu thập, xem Dữ liệu của bạn, quyền kiểm soát của bạn.

Danh thiếp điện tử cho đội kinh doanh và sự kiện

Tại hội chợ triển lãm, chia sẻ danh thiếp mới chỉ là một nửa cuộc trao đổi. Bạn còn cần thông tin của khách tham quan và những gì họ đã nói. Đó là lúc một ứng dụng danh thiếp điện tử có sẵn tính năng quét phát huy tác dụng:

1. Chia sẻ danh thiếp qua mã QR hoặc NFC, hoặc để khách quét Business QR tại gian hàng và điền biểu mẫu yêu cầu.
2. Quét danh thiếp của họ. Habsy quét danh thiếp với độ chính xác 99% trong thử nghiệm nội bộ, cùng thẻ đeo sự kiện QR và NFC, mã QR LinkedIn và danh thiếp số từ mọi nhà cung cấp.
3. Thêm ngữ cảnh bằng một ghi chú, hoặc với Habsy Plus, bằng ghi chú giọng nói và tín hiệu mua hàng, biểu mẫu đánh giá khách hàng tiềm năng tích hợp sẵn: mức quan tâm đến sản phẩm, ngân sách, thời điểm mua, trả lời chỉ với vài lần chạm.
4. Đặt lời nhắc và liên hệ lại bằng email hoặc tin nhắn WhatsApp do AI soạn.
5. Chuyển giao sang CRM với Habsy Plus, hoặc xuất ra Excel, CSV hay VCF.

Với các đội, Habsy Platform nhóm mỗi sự kiện thành một chiến dịch, để quản lý thấy mọi liên hệ cả đội thu thập trong một danh sách trực tiếp. Xem thu thập khách hàng tiềm năng tại sự kiện.

Ai nên dùng danh thiếp điện tử?

• Người làm tự do và nhà sáng lập: danh thiếp chuyên nghiệp không cần in, dễ cập nhật khi công việc thay đổi.
• Nhân viên kinh doanh và môi giới bất động sản: dẫn thẳng đến trang đặt lịch, danh sách dự án hoặc buổi demo, và nhận yêu cầu tư vấn.
• Đơn vị triển lãm: danh thiếp Business có brochure và biểu mẫu yêu cầu ngay tại gian hàng, kèm công cụ quét danh thiếp và thẻ đeo của khách.
• Các đội: danh thiếp thống nhất cho mọi người, và một nơi chung cho các liên hệ họ thu thập.

Danh thiếp điện tử có đáng dùng không?

Danh thiếp điện tử hợp lý khi bạn thường xuyên gặp gỡ người mới, thông tin của bạn hay thay đổi, bạn muốn danh thiếp làm được gì đó sau khi trao đổi (đặt lịch họp, chia sẻ brochure, nhận thông tin) hoặc bạn tham gia sự kiện.

Danh thiếp giấy vẫn có chỗ đứng. Ở Việt Nam và nhiều nơi tại châu Á, trao danh thiếp in vẫn mang ý nghĩa thật sự trong giao tiếp công việc. Một số người không dùng điện thoại thông minh. Danh thiếp in cao cấp cũng có thể là một tín hiệu thương hiệu có chủ đích. Khi đó, hãy kết hợp cả hai: danh thiếp giấy in mã QR mở ra danh thiếp điện tử của bạn.

Tóm lại

Danh thiếp điện tử là một trang web bạn chia sẻ qua mã QR, NFC hoặc liên kết, và người khác lưu lại chỉ với một lần chạm. Nó luôn được cập nhật, chứa được nhiều hơn danh thiếp giấy và có thể mang thông tin của người kia về cho bạn. Habsy cho bạn hai danh thiếp điện tử miễn phí và quét cả những danh thiếp giấy bạn vẫn nhận được. Tạo danh thiếp điện tử miễn phí.