1. Gün Takip İş Akışımı Oluşturmaya Yönelik Adım Adım Bir Kılavuz
1. Gün Takip İş Akışımı Oluşturmaya Yönelik Adım Adım Bir Kılavuz
Ticaret fuarları için başarısı kanıtlanmış bir 1. Gün takip iş akışında ustalaşın. Habsy'nin potansiyel müşteri yakalama platformunu kullanarak etkinlikten önce nasıl hazırlık yapacağınızı, potansiyel müşterileri bağlam bilgisiyle nasıl kaydedeceğinizi, kişileri nasıl düzenleyeceğinizi ve 24 saat içinde CRM entegrasyonuna hazır takipleri nasıl gerçekleştireceğinizi öğrenin.
Ajay K
8dk
Önemli Çıkarımlar
Başarılı bir 1. Gün takibi, etkinlik başlamadan önce yapılandırılmış bir potansiyel müşteri edinme süreciyle başlar.
QR taramaları, sesli notlar, hatırlatıcılar ve niteleyicilerle bağlamı yakalamak, takipleri daha hızlı ve daha alakalı hale getirir.
Gün sonu incelemesi, mükerrer kayıtların temizlenmesi ve potansiyel müşteri düzenlemesi; temiz, CRM'e hazır veriler sağlar.
Potansiyel müşterileri dışa aktarmak ve onlarla 24 saat içinde iletişime geçmek, yanıt oranlarını ve satış tüneli oluşturma sürecini önemli ölçüde artırır.
Habsy; öngörülebilir etkinlik sonrası sonuçlar için potansiyel müşteri edinme, düzenleme ve 1. Gün uygulamasını tek bir iş akışında birleştirir.
Giriş
Yıllarca ekibim etkinliklerden büyük bir özgüvenle ayrıldı. Standımız yoğundu, sohbetler harikaydı ve ceplerimiz kartvizitlerle doluydu. Ancak takip aramaları yapma zamanı geldiğinde tüm o heyecan ve ivme kayboldu; fuarların ardından 1. Gün takip süreci için etkinlik potansiyel müşteri yakalama sürecimizin tamamen yenilenmesi gerekiyordu. Mobil cihazlarımızda eksiksiz bir dijital kartvizit ve kişi yığını taşımamıza rağmen, insanlar bizi unuttu, potansiyel müşteriler soğudu ve CRM'imiz kaçırılan fırsatlar mezarlığına döndü.
Acı gerçek yüzümüze çarptı: başarısız olan asla etkinliğin kendisi değildi; bizim 1. Gün takip sürecimizdi ve eğer ilk 24 saat içinde harekete geçmezsek zaten çok geç kalmış oluyorduk. Etkinliklerde potansiyel müşteri yakalama konusunda daha derinlemesine bilgi edinmek için, kişileri tarama, düzenleme ve takip etme hakkındaki ayrıntılı kılavuzumuzu da okuyabilirsiniz.
I. Etkinlik Öncesi Hazırlık
Her yakalamanın ve takibin netlikle gerçekleşmesi için temeli oluşturmak.
1. Yakalama şemasını belirleme
Ekibimiz, etkinlik sonrası yaşanan kaosun çoğunun fiziksel kartlar, WhatsApp mesajları ve farklı cihazlara dağılmış tutarsız verilerden kaynaklandığını fark etti. Bu nedenle mobil kartvizit yöneticimizde 5 ila 6 alanlık sıkı bir şema oluşturduk. İlgi düzeyi, öylesine bakanlar ile alıcıları birbirinden ayırır. Ürün Grubu, ziyaretçinin tam olarak neyi amaçladığını gösterir. Öncelik derecesi, sıcak fırsatları hızlıca yönlendirmemizi sağlar. Stant Numarası ve Kaynak ise raporlamanın temiz kalmasına yardımcı olur. Sorumlu kişi, özellikle bir KOBİ kişi yönetimi uygulamasına güvenen KOBİ ekipleri için kurum içi sorunsuz bir devir teslim sağlar. Sadece birkaç alanı zorunlu tutarak sahada hızlı kalıyor, ancak 1. Gün aksiyonu için önem taşıyan her şeyi yakalamayı başarıyoruz.
2. Etkinlik ekibini hizalama
Bir etkinlikten önce niteleyiciler, sesli notlar, etiketler, hatırlatıcılar ve hatta dijital kartvizitlerimizi nasıl kullanacağımız konusunda senkronize oluruz. Bu, hatalı girişleri önler ve ister bir etkinlik yaka kartı tarayıcı uygulamasıyla yaka kartlarını tarıyor olalım ister çok dilli bir OCR kartvizit tarayıcı uygulamasıyla kartvizitleri tarıyor olalım, 1. Gün segmentasyonumuzun temiz olmasını sağlar.
3. Etkinlik öncesi yapının önemi
Temiz bir başlangıç, temiz bir bitiş demektir. Tutarlı niteleyicilerle, ister eşleştirilmiş bir CSV ister bir kartvizitten CSV'ye tarama dosyası olsun, 1. Gün dışa aktarımımız bir kurtarma operasyonu olmak yerine son derece zahmetsiz hale gelir. Hazırlık, bizi yüksek değerli fırsatları kaybetmekten korur ve fuar müşteri adayı yakalama uygulaması iş akışımızı tamamen öngörülebilir kılar.
II. Etkinlik Sırasında Bağlamla Birlikte Yakalama
Her etkileşimi hızlı, doğru ve anlamlı ayrıntılarla dolu tutmak.
1. QR ve toplu tarama kullanma
Etkinlikler hızlı ilerler ve manuel yazma buna ayak uyduramaz. Habsy uygulamasındaki QR Yaka Kartı Tarama özelliği bize anında doğrulanmış ayrıntılar sunar. Ziyaretçiler kartvizitlerini verdiğinde, bunları kartvizit tarayıcı uygulamamızdaki toplu kartvizit tarama etkinlikleri için üst üste koyarız; bu, fuar karmaşasından sonraki 1. Gün takibi için mükemmeldir. Standımızdan yüzlerce kişinin geçtiği büyük fuarlarda bile, güvendiğimiz en iyi kartvizit tarayıcı uygulamalarını kullanarak her kişiyi dakikalar içinde dijitalleştirebiliyoruz. Bu, potansiyel müşterilerin kaybolmasını önler ve fuar potansiyel müşteri yakalama yazılımının eksiksiz ve doğru verilere sahip olmasını sağlar.
2. Ayrıntı için sesli notlar ekleme
Yazılı notlar konuşmaları sıradanlaştırır. Sesli notlar ise aciliyeti, tonu ve tam ifadeleri korur. Birisi şube açma veya çevrimdışı desteğe ihtiyaç duyma gibi planlarını paylaştığında, Habsy uygulamamızın içindeki 10 saniyelik ses kaydı bu bağlamı olduğu gibi korur. Bu, 1. Gün takibinde güçlü bir avantaja dönüşür çünkü SDR'lerimiz (Satış Geliştirme Temsilcilerimiz) tahmin yürütmek yerine konuşmayı anında hatırlar.
3. Hatırlatıcıları anında ayarlama
Hatırlatıcıları anında ayarlıyoruz çünkü birkaç dakika bile beklemek ayrıntıların kaybolması anlamına geliyor. Karşıdaki kişi ister bir tanıtım videosu, ister bir fiyat tablosu veya bir katalog istemiş olsun, bunu anında kaydediyoruz. Birçok potansiyel müşteri bizi hatırlıyor çünkü zamanında takip yapan tek stant bizdik; bu da fuar potansiyel müşteri yakalama uygulaması iş akışımızı güçlendiriyor.
4. Gerçek zamanlı bağlamın önemi
Etkinlik günleri birbirine karışır. Anında bağlam yakalama olmasa, ekibimiz kimin ne dediğini bir araya getirmeye çalışarak 1. Günü boşa harcar. QR taramaları, sesli notlar, özel alanlar ve etkinlik yaka kartı tarayıcı uygulaması aracılığıyla ayrıntıları dondurarak, ertesi sabaha kafa karışıklığı yerine netlikle başlarız.
III. Gün Sonunda Temizlik ve Düzenleme
Ham yakalamaları, CRM aktarımı ve ertesi gün aksiyonu için hazır, temiz, yapılandırılmış bir listeye dönüştürmek.
1. Yakalanan potansiyel müşterileri inceleme ve düzeltme
Gün sonunda, etkileşimler henüz tazeyken OCR hatalarını düzeltir, eksikleri doldurur ve öncelikleri düzeltiriz. Çok dilli kartvizit OCR özelliğimiz bazen yaygın olmayan isimleri veya bölgesel formatları yanlış okuyabilir, bu nedenle hemen inceleme yapmak önemlidir. Bir keresinde, iki ekip arkadaşı aynı ürün grubunu farklı şekilde etiketlemişti ve bu durum düzeltilene kadar segmentasyonu bozmuştu. Temizlik, her şey unutulmadan önce doğruluğu garantiler.
2. Çift kayıtları kaldırma
Özellikle ziyaretçiler meslektaşlarıyla geri döndüğünde mükerrer kayıtlar kolayca oluşabilir. Habsy gibi potansiyel müşteri çiftlerini birleştiren CRM araçları, bu mükerrer kayıtları anında birleştirerek etkinliklerdeki potansiyel müşteri yakalama için temiz veriler sağlar ve 1. Gün hızlı takibini kolaylaştırır. Çiftleri birleştirmek tüm notları korur ve takiplerimizin profesyonel kalmasını sağlar.
3. 0. Gün kayıtlı aramaları oluşturma
Sıcak Potansiyel Müşteriler, Öncelik P1, Ürün Grubu segmentleri, Eksik E-posta veya Telefon ve Bugün Süresi Dolan Hatırlatıcılar gibi kayıtlı aramalar hazırlarız. Bunlar, KOBİ kişi yönetimi uygulamamızda anlık arama kuyrukları işlevi görür. Bunlar olmadan, 1. Gün iletişime geçmek yerine listeleri sıralamakla boşa harcanır.
4. Gün sonu organizasyonunun önemi
Bu rutin, kaotik bir fuar standı gününü yapılandırılmış bir takip planına dönüştürür. 1. Güne netlik, temiz veriler ve hemen işe koyulmaya hazır listelerle başlarız. Bu adım, fuar potansiyel müşteri yakalama yazılımımızı gerçek bir gelir motoruna dönüştüren adımdır.
IV. 1. Gün Baskınının İhraç Edilmesi ve Yürütülmesi
İlgi henüz tazeyken ve konuşmalar hala hatırlanırken harekete geçmek.
1. 24 saat içinde eşleştirilmiş bir CSV export etme
Habsy uygulamasında eşleştirilmiş CSV exportlarına güveniyoruz çünkü tutarlı CRM eşleştirmesi, bozuk içe aktarmaları ve raporlama hatalarını önler. İster bir kartvizit yönetici uygulamasından ister bir fuar potansiyel müşteri yakalama uygulamasından export edilsin, Sahip, Kaynak, Kampanya ve Karşılaşma Sayısı gibi alanlar her zaman doğru yere ulaşır. Etkinlik potansiyel müşterilerini CRM'e aktarma konusundaki bu süreç, fuar potansiyel müşterilerinden sonra 1. Günde kusursuz takip yapılmasını sağlar; 24 saat içinde export etmek, kartvizitleri CSV'ye tarama iş akışımızın, ilgi azalmadan önce CRM'e ulaşmasını sağlar.
2. 1. Gün erişim planını uygulama
1. Gün sabahında SDR'larımız kayıtlı aramalarını açar, sesli notları tekrar oynatır ve hatırlatıcıları takip eder. Bir ziyaretçinin standdaki tam sorusuna veya detayına atıfta bulunmak, iletişimi kişisel hale getirir ve geri dönüş oranlarını artırır. Dijital kartvizitler, QR taramaları ve Habsy uygulamasının birleşimi tam bu noktada gerçekten karşılığını verir.
3. Hızlı takibin önemi
Bunu defalarca gördük. 24 saat içinde iletişime geçilen potansiyel müşteriler önemli ölçüde daha hızlı yanıt veriyor. 7. Güne gelindiğinde, ziyaretçilerin çoğu ziyaret ettikleri stantları neredeyse hiç hatırlamıyor. Hız ve bağlam en güçlü avantajlarımızdır ve fuar potansiyel müşteri yakalama yazılımımız bunu mümkün kılmaktadır.
4. Gelecek için güvenli networking
Ekibimiz Habsy'yi sadece hızı ve etkinliklere hazır iş akışları için değil, aynı zamanda veri gizliliği ve güvenliğine ne kadar önem verdiği için de seçti. Habsy, verilerinizin her zaman sizin kontrolünüzde kalması şeklindeki basit bir ilke üzerine kurulmuştur. Bilgilerinizin nasıl korunduğuna dair daha derinlemesine bir bakış isterseniz, Habsy ile verileriniz, kontrolünüz ve gizliliğiniz hakkındaki detaylı incelememizi okuyabilirsiniz. Şeffaflığa ve kullanıcı öncelikli güvenliğe olan bu bağlılık, katıldığımız her etkinlikte Habsy'ye güvenmeye devam etmemizin en büyük nedenlerinden biridir.
Sonuç
Bu iş akışını takip etmek, ekibimizin etkinlikleri ele alma şeklini tamamen değiştirdi. Dağınık kartvizitler, mobil ekran görüntüleri ve düzensiz e-tablolar arasında sıkışıp kalmak yerine, artık 1. Güne netlik, temiz veriler ve gerçek bir güvenle adım atıyoruz. Şirketimiz nihayet en sevdiğimiz araçlar olan Habsy kartvizit yöneticisi ve Habsy uygulaması tarafından desteklenen güvenilir bir sisteme sahip olduğu için CRM'imiz sağlıklı kalıyor, iletişimimiz kişisel düzeyde devam ediyor ve boru hattımız istikrarlı bir şekilde büyüyor. Bu iş akışı, etkinlik takibindeki stresi ortadan kaldırdı ve yoğun stant günlerini ölçülebilir bir büyümeye dönüştürdü.
Bir Sonraki Adımı Atın
Eğer kendi etkinlik takip sürecinize de aynı yapısal hızı ve netliği kazandırmak istiyorsanız, Habsy uygulamasının potansiyel müşteri yakalama, tarama, dışa aktarma ve 1. Gün iş akışlarınızı nasıl kolaylaştırabileceğini keşfedin. 1. Gün yolculuğunuza Habsy ile başlayın ve her etkinliği öngörülebilir bir büyümeye dönüştürün.
Ajay Karuppasamy, Habsy'de dijital pazarlama stajyeridir. Burada ilgi çekici içerikler üretmekten ve markaların doğru kitleyle bağlantı kurmasına yardımcı olan kampanyalar oluşturmaktan keyif almaktadır. Hikaye anlatımı, sosyal medya ve performans pazarlamasına tutkuyla bağlıdır. İş dışında Ajay, en son dijital trendleri araştırmayı, yaratıcı fikirler denemeyi ve markaların internette öne çıkmasını sağlayacak yeni yollar bulmayı çok seviyor.
